FPSLREB Decisions

Public Service Staff  Relations Act  BETWEEN  Dino Sophocleous  Complainant 

and  Cres Pascucci and Brian Richey  Respondents 

RE:  Complaint under section 23 of the  Public Service Staff Relations Act 

Before:  Donald MacLean, Board Member  For the Complainant: Allan MacKinnon  For the Respondents:  Michael Tynes, Public Service Alliance of Canada  Heard at Sydney, Nova Scotia,  May 4 and 5, 1998

File: 161­2­861  Before the Public Service  Staff Relations Board 

1  DECISION  This case concerns the duty of fair representation that an employee organization owes  to one of its members. 

Dino  Sophocleous  is  the  complainant  in  this  case.    He  alleges  that  the  Canada  Employment  and  Immigration  Union  (CEIU)  and  its  officers  Cres  Pascucci,  the  national  president, and Brian Richey, a national vice­president, failed in their duty to represent him. 

CEIU  says  that  it  did  all  that  was  required  of  it  in  providing Mr.  Sophocleous with  information that he needed.  It owed no greater duty to him 

Mr.  Sophocleous  has  been  an  employee  of  the  Department  of  Human  Resources  Development Canada (HRDC), and its predecessors, for over 25 years.  During that period he  has been a member of  the CEIU, a component of  the Public Service Alliance of Canada.   He  was a member in good standing at all times relevant to this complaint. 

On  June  the  12,  1997,  Wayne  Talbot,  the  director  of  the  Sydney  office  of  HRDC,  advised Mr.  Sophocleous  that  a  harassment  complaint  had been  lodged  against  him by a co­  worker,  Ms.  Ann  Dunn.    Mr.  Talbot  explained  to  Mr.  Sophocleous  that  the  employer  was  going to conduct an investigation in the matter. 

On  the  following day,  June 13, 1997, Mr. Sophocleous contacted his union.   His first  contact was to Al Provoe, the president of his CEIU local.  On the same date, Mr. Sophocleous  also contacted Brian Richey in Halifax.  Mr. Richey is the national vice­president of CEIU for  Nova Scotia.   Mr. Sophocleous asked both Mr. Provoe and Mr. Richey about the assistance or  representation that  the CEIU could give him.   He also expressed concerns about CEIU’s lack  of  impartiality  on  the matter,  because  he  had  seen members  of  the  local  executive  assisting  Ms. Dunn in drafting her complaint. 

In  July  1997, Mr.  Sophocleous  and Mr. Richey  exchanged  correspondence.    In  these  messages Mr. Sophocleous reiterated his concerns regarding representation of himself and the  impartiality of CEIU.  An investigation committee would be interviewing witnesses in August.

2  CEIU  stewards  in  the  local  had  assisted  Ms.  Dunn  in  bringing  her  complaint  to  management.  Later, they also raised procedural issues as to the composition of the committee  and how it would be conducting its interviews.  Local officers were soliciting other members to  provide information to the employer about him.  He wanted to know what CEIU was going to  do to represent him at the interview. 

On  July  21,  Mr.  Richey  replied  to  Mr.  Sophocleous’  inquiries.    He  advised  Mr.  Sophocleous  that  once  a  “complaint  is  filed,  it  then becomes  the employer’s  responsibility  to  ensure  that  a  complete  investigation  is  conducted  and  that  all  parties  involved  are  treated  fairly.”  In the same reply, Mr. Richey explained that CEIU’s role in such an investigation is to  “‘react’ to management’s actions in handling the complaint.” 

In response to Mr. Richey, Mr. Sophocleous once again expressed his belief that he was  entitled  to  representation.   He was  aware  that Ellen MacDonald, a national vice­president of  CEIU was assisting Ms. Dunn, together with two shop stewards of the CEIU local. 

On July 22 Mr. Richey advised Mr. Sophocleous (in exhibit 1.7)  that “there would be  no ‘representation’ provided by the Union for either party.”  Once again Mr. Richey explained  that CEIU’s role in such a situation is to react to management’s handling of the complaint.  In  this  same message Mr.  Richey  advised Mr.  Sophocleous  that,  while CEIU does  not  provide  representation  in  this  type  of  investigation,  it  does  get  “involved  during  the  stages  where  assistance  is  required ­  quite  often  that’s  assisting  a  member  with  the  process  in  filling  a  complaint,  as well  as during  the hearing or  ‘interview’  itself.”   He could have a witness with  him  during  the  committee  interview  to  ensure  that  it  proceeded  fairly.   Mr.  Richey  outlined  CEIU's role in the investigation (exhibit 1.7):  The union generally gets  involved during  the stages where assistance  is  required ­ quite  often  that’s  assisting  a member with  the process  in filing a complaint as well as during  the hearing or ′′interview′′ itself.  My understanding is that the union provided assistance  to the complainant on the process at the time of filing the complaint.  There is generally  no  further  action  to  be  taken  by  the  union  after  that  unless  requested  by  any member  affected by the ′′hearing process′′ ­ by that I mean, anyone requested to appear before the  committee.   At  that  time,  any member  (including yourself)  can  request  anyone  to  sit  in  with them as a witness during the hearing.

3  Mr. Richey also forwarded a copy of CEIU's policy and role in such investigations.  The policy  suggests  that  the  member  get  advice  from  his  union,  or  from  a  lawyer.    It  adds  that,  if  an  employee were to go to a lawyer, it would be at his own expense. 

Mr. Sophocleous continued his efforts  to get assistance or representation from CEIU.  On  July  25,  1997,  he  contacted  Harry  O’Brien,  the  regional  business  agent  for  CEIU  (and  PSAC)  in Moncton.   Mr. O’Brien confirmed Mr. Richey’s assessment  that  the administrative  investigation was a management issue and that CEIU only gets involved if the employer acts on  the complaint. 

Mr. Sophocleous decided to contact a local  lawyer, Brian Ripley.   He felt  that had no  choice.   He was forced to go this route to protect his interests.  He was unable to get advice,  support, or  representation  from CEIU, his own union,  so he had  to  resort  to using a  lawyer.  He had serious charges against him. 

On  August  19,  1997,  the  day  prior  to  Mr.  Sophocleous’  appearance  before  the  investigative  committee,  he  received  a  call  from  Kathryn  Leger,  another  business  agent  for  CEIU (and PSAC) in Moncton.  She advised Mr. Sophocleous that she would be attending the  interviews on the following day.  She was in Sydney in response to a request for her presence  by Donna Boutilier, the local shop steward.  Ms. Leger explained to Mr. Sophocleous that her  role was to ensure that the interview by the employer was performed properly.  She would also  ensure that the employer not infringe on his rights.  She also offered to meet him that evening.  Mr. Sophocleous declined the offer since he had a personal engagement that evening.  Because  of the time of the interviews in the next morning, Ms. Leger was not certain she could meet Mr.  Sophocleous before his interview time. 

Ms.  Leger  did meet with Mr.  Sophocleous  and  his  lawyer,  Ralph Ripley,  before Mr.  Sophocleous’  interview with  the  employer’s  investigators.    She  again  explained  that  her  role  was  to provide assistance  to ensure  that his  rights were not  infringed upon and  that  they not  intimidate him.  However, Mr. Sophocleous felt that Ms. Leger’s assistance would be of no use  since she was also assisting the complainant against him.  He also felt that she was not familiar  enough  with  his  case.    Mr.  Sophocleous,  accordingly,  went  before  the  committee  with  his

4  lawyer’s assistance only.  While Mr. Ripley did provide assistance to Mr. Sophocleous in the  interview, he did not make representations to the committee on his client's behalf. 

Ms. Leger again contacted Mr. Sophocleous on August the 20.  She inquired about the  interview.  Mr. Sophocleous said that the interview went fine. 

The  complaint  against  Mr.  Sophocleous  was  not  substantiated.    The  investigative  committee exonerated him. 

The  matter  before  this  Board  pertains  to  the  representation  received  by  Mr.  Sophocleous during the investigation.  Because he felt that he was not properly represented or  assisted  by  CEIU,  Mr.  Sophocleous  hired  a  lawyer.    As  a  result,  he  incurred  considerable  expenses. 

Following  the  committee  interview,  Mr.  Sophocleous  advised  Mr.  Pascucci,  the  national  president  of  CEIU,  that  he  felt  that  CEIU  had  not  properly  represented  him.    He  requested  that  it  offer  him  assistance with  the  legal  fees  that  he  had  incurred.   Mr.  Pascucci  replied  that  the CEIU had offered  assistance  to  him  through Ms. Leger.   He  added  that  any  “legal assistance must be approved prior to incurring any expenses.” 

In his response to Mr. Pascucci’s letter, Mr. Sophocleous summarized why he felt that  Ms.  Leger’s  offer  did  not  constitute  sufficient  representation  or  assistance.    Among  other  things,  Mr.  Sophocleous  felt  that  Ms.  Leger  could  not  offer  impartial  assistance  to  both  opposing  parties.   Mr.  Sophocleous  also  questioned  the usefulness of Ms. Leger’s assistance  because of her inadequate knowledge of his case. 

In  the same  letter, Mr. Sophocleous added  that,  even if Ms. Leger’s assistance would  have been useful, he still would have incurred some legal fees since he only heard from her on  the day prior to the interview. 

In  an  attempt  to  get  CEIU  to  reimburse  the  legal  fees  he  incurred, Mr.  Sophocleous  brought  an action before small claims’ court.   This action was adjourned sine die  in order  to  bring the matter before this Board.

5 

Summary of the Representation on behalf of the Parties  Argument for the complainant 

The complainant submits  that CEIU failed to give him the assistance or representation  that he was entitled to as a member of CEIU.  In doing so, it violated section 23 of the Act. 

In its violation under section 23, CEIU failed to do everything to get involved for Mr.  Sophocleous as a member of  the CEIU.   He was completely turned down when he asked the  CEIU for help. 

In  support  of  his  allegation  Mr.  Sophocleous’  representative  asserts  that  the  CEIU  offered more assistance or representation to Ms. Dunn.  Mr. Sophocleous perceives the actions  and positions taken by CEIU were biased in favour of Ms. Dunn. 

The technical assistance provided to the complainant by the shop stewards of the local,  by Ellen MacDonald, and by Ms. Leger shows that CEIU was acting unfairly towards him. 

He had to get legal advice.  His request in this instance is that the Board order CEIU to reimburse the legal fees that  he incurred to protect himself. 

Argument for the CEIU  CEIU’s  position  rests  on  the  distinction  between  the  terms ′′assistance′′  and ′′representation′′. 

CEIU acknowledges that it did offer assistance to Ms. Dunn.  They assisted her in filing  the complaint.  However, they did not give her any representation at the hearing.

6  At all stages of the process no discipline had been brought to bear on Mr. Sophocleous.  He did not require representation to present or defend charges against him. When he appeared  for his interview before the investigation committee, he was not entitled to have someone make  representations  on  his  behalf.    The  committee  had  a  fact­finding  role.   He  could  have had  a  person  there  to  assist  him.   Mr.  Richey  told  him  that  in  July.   He  could  have had  advice  or  assistance from CEIU had he asked for it.  That was never denied to him by CEIU.  Ms. Leger  was in Sydney to provide that assistance at the interview.  However, he declined her assistance,  because he already had his lawyer. 

The  same  assistance  that  Ms.  Dunn  had  from  CEIU  was  also  available  to  Mr.  Sophocleous.  He declined to take advantage of it. 

Mr. Tynes requested that the complaint be denied.  He referred to the following cases :  (1)  Gendron  v.  Supply  and  Services Union of  the Public Service Alliance  of Canada,  Local 50057, [1990] 1 S.C.R. 1298. 

(2)  Canadian Merchant Service Guild v. Gagnon, [1984] 1 S.C.R. 509.  (3)  Azim Ruda and Public Service Alliance of Canada  PSSRB File 161­2­821 (1997).  Conclusion and Reasons for Decision  Mr. Sophocleous alleges  that  the CEIU did not  respect  its statutory duty to represent  him.  His complaint is based on paragraph 23(1)(a) of the Act.  23. (1) The Board shall examine and inquire into any complaint made to it that the employer  or  an  employee organization, or  any person acting on behalf of  the employee organisation,  has failed 

(a)  to observe any prohibition contained in section 8, 9 or 10 ;  (b)  ...  The  complaint  alleges  that  the  CEIU  failed  to  observe  the  prohibitions  in  subsection  10(2) of the  Act:

7  10.(2)  No  employee  organization,  or  officer  or  representative  of  an  employee  organization, that is the bargaining agent for a bargaining unit shall act in a manner that  is  arbitrary,  discriminatory  or  in bad  faith  in  the  representation of  any employee  in  the  unit. 

The  onus  in  this  instance  is  on  the  complainant  to  establish  that  respondents'  actions  towards him in this instance were arbitrary, discriminatory or in bad faith. 

This matter concerns the representation or assistance provided to Mr. Sophocleous by  CEIU.  I must decide whether CEIU’s actions were sufficient to meet its duty under the Act.  If  CEIU's actions were not sufficient, I must consider if CEIU must reimburse Mr. Sophocleous’  legal fees.

To support his claim, Mr. Sophocleous referred to several elements.   He says that  the  CEIU  local  executive  and  stewards  supported  the  complainant.   They were getting others  to  provide information about him.  A national vice­president of CEIU, Ellen MacDonald, had also  assisted her. 

Although  the  letters  by  the  stewards may  illustrate  a  significant  involvement  on  their  part  in  Ms.  Dunn’s  complaint,  they  does  not  prove  that  CEIU  took  any  action  that  would  constitute representation or bias.  They helped her prepare the complaint.  The content of their  letters  treated procedural and  technical  issues.   For example,  they questioned the make­up of  the  committee  and  they wanted  to  know  the questions  that would be asked.   This assistance  does not establish that the CEIU was helping Ms. Dunn to mount a convincing case before the  committee. 

Mr. M  ac  Kinnon also alleges that the assistance offered by the CEIU to Mr. Sophocleous  was  not  sufficient  in  the  circumstances  and  unequal  to  the  assistance  provided  to Ms. Dunn.  However,  the  evidence  presented  before  this  Board  suggests  that  CEIU  never  refused  assistance  to Mr.  Sophocleous.   On one occasion he was even advised  that  the CEIU would  assist him, as well as to Ms. Dunn, as long as he wanted to have them.  Mr. Richey advised Mr.  Sophocleous early on (on July 22, 1997, in exhibit 1.7) that CEIU did not represent employees

8  at  the committee interview.   It would provide assistance and attend the interview.   It was the  same type of assistance afforded to Ms. Dunn.  The evidence suggests that Ms. Dunn requested  the CEIU’s assistance and took advantage of what assistance was available.  Mr. Sophocleous,  on the other hand, never specifically asked for assistance with the interview.  He refused what  assistance that Ms. Leger offered to him. 

Mr.  Sophocleous’  justification  for  refusing  the  assistance  of  Ms.  Leger  does  not  convince this Board.  His reasons for rejecting Ms. Leger’s assistance were related to his belief  that she was in conflict of interest since she also assisted Ms. Dunn in her interview. 

However,  this  sort  of  reasoning  does  not  take  into  account  the  type  of  assistance  offered.   Ms.  Leger  did  not  present Ms. Dunn’s  case  before  the  committee.    It was  not  her  function  to do so.   Rather, Ms. Leger was present  to insure that  the committee respected the  employee's rights.  The fact that Ms. Leger would assist both parties did not present a conflict  since  she  did  not  have  to  take  a  position  on  the merits  of  the  complaint.   Ms. Leger was  in  Sydney to protect both employees from abuse of process by the employer. 

Another  reason offered by Mr. Sophocleous for refusing Ms. Leger’s assistance is  the  fact  that Ms. Leger was very late to contact Mr. Sophocleous.  She was not familiar with the  case that he wanted to present. 

Certainly,  Ms.  Leger  was  late  in  contacting  Mr.  Sophocleous.    However,  Mr.  Sophocleous had the same opportunities to ask for assistance as Ms. Dunn had.  He never did  ask  for  assistance.   The  fact  that Ms. Leger was not  familiar with  the case Mr. Sophocleous  wanted  to  present  before  the  committee  is  of  little  bearing  on  her  ability  to  perform  her  functions  at  the  interview,  namely,  to  protect  Mr.  Sophocleous  from  procedural  or  other  infringements upon his rights.   The appearance before the investigative committee did not call  for  any  further  representation.    In  fact,  the  role  of  Mr.  Sophocleous’  lawyer  during  the  interview was exactly what Ms. Leger outlined.   He provided assistance to Mr. Sophocleous,  without making representations to the committee on his behalf.

9  Mr.  M  ac  Kinnon  suggested  that  CEIU  did  not  offer  enough  representation  to  Mr.  Sophocleous.  In his view, the serious nature of the complaint lodged against him warranted the  full support of CEIU. 

However,  prior  case  law  has  recognized  that  employee  organizations  have  a  wide  degree of latitude concerning the manner in which they choose to assist employees.  As long as  an employee organization acts fairly,  impartially, and in good faith,  this Board will respect  its  decision. 

The  matter  before  the  Court  in  Gagnon,  supra,  was  the  union’s  refusal  to  take  a  grievance  to  arbitration.    Admittedly,  that  was  a  different  matter  than  the  instant  case.  However, the court’s ruling touches on a union’s duty of fair representation. 

In Gagnon the Court recognizes that a union has wide latitude in choosing what type of  assistance or representation, that it will extend to an employee.  The Court accepts the rationale  in the U.S. Supreme Court’s decision in Vaca v. Sipes that (at page 520) :  A breach of the statutory duty of fair representation occurs only when a union’s conduct  toward a member of the collective bargaining unit is arbitrary, discriminatory, or in bad  faith 

The same principle can be found from Gendron, supra.  In that case the Supreme Court  of Canada determined that (at page 1298) :  when a union finds  itself  in a position of conflict regarding the interests of certain of its  employees, it satisfies its duty of fair representation so long as it acts honestly, treats all  members equally, does not act in a perfunctory or hostile manner and does not engage in  favouritism. 

In  my  view  there  is  no  evidence  in  this  case  that  CEIU  acted  in  a  fashion  that  was  arbitrary, discriminatory, or  in bad faith.   Rather, the evidence suggests that the CEIU treated  both Mr. Sophocleous and Ms. Dunn fairly and equally.  The CEIU had clear, cogent reasons  for  not  offering  to  represent  Mr.  Sophocleous  in  a  more  engaged  manner.    In  spite  of  the  opinion to the contrary by Mr. Sophocleous, and his representative before this Board, not every  interview  with  an  investigating  committee  warrants  intervention  to  the  degree  that  Mr.  Sophocleous wanted.

10  The  administrative  committee  is  established  in  accordance with  the  employer’s  policy  and  is  the  responsibility  of  the  employer.  The  normal  process  is  that  the  CEIU  offers’ ′′representation′′  to an employee once  the employer has taken action against  the employee. In  this  instance,  no  actions  had  been  taken  against  the  employee;  rather  the  employer  was  conducting an internal investigation to verify a co­worker’s complaint. 

Mr. Sophocleous’ case was handled by the CEIU in a way that conforms to the normal  process.    He  received  advice  from  Mr.  Richey  and  Mr.  O'Brien.    Ms.  Leger  offered  him  assistance at the interview.  While Mr. Sophocleous might feel that the CEIU should have done  more,  it  is not  for  this Board  to decide what amount of assistance must be offered by CEIU.  The Board  in Shore  (file 161­2­732) noted  that  subsection 10(2)  is not meant  to control  the  internal governance of the employee organization. 

The matter that came before this Board in Azim Ruda, supra, bears some similarity with  the present case.    It  concerns a complaint of unfair representation in the adjudication process  against  disciplinary  action  following  a  sexual  harassment  complaint.    In  that  case, Mr. Ruda  was  not  satisfied  with  the  course  of  action  suggested  by  the  PSAC  representative.  Consequently, Mr.  Ruda  hired  a  lawyer  and  engaged  considerable  legal  fees.   He demanded  repayment  of  the  legal  fees  by  PSAC.    This  Board  turned  down  his  request.    The  Board  underlined that the employee organization can decide which way to best represent its members,  as long as it undertakes its actions in good faith, and it ponders all relevant considerations. 

In the instant case, CEIU had to decide what type of assistance or representation would  be  afforded  to  both  parties.    In  this  situation  the  CEIU  chose  to  limit  its  contribution  to  assisting them in procedural matters.   CEIU’s principal obligation was to act in a manner that  was not arbitrary, discriminatory or in bad faith.  This it did. 

Consequently, on a review of the evidence and the case law, the only conclusion I can  arrive at is that CEIU did not breach its duty of fair representation to Mr. Sophocleous. 

In the result, these complaints must be and are hereby dismissed.  Dated at Moncton, New Brunswick this 21st day of October 1998.

Donald MacLean, Board Member

11