Décisions de la CRTESPF

Motifs de décision

Contexte

1 Marie-Claude Larose a déposé une plainte auprès du Tribunal de la dotation de la fonction publique (le Tribunal) en date du 16 mars 2006 suite à une nomination par intérim le ou vers le 1^er mars 2006 à la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) dans le cadre d’un processus non annoncé (Nº 2006-HRC-ACIN-LEGL-014).

2 Dans le cadre de cette plainte, il y a eu communication de renseignements le 18 avril 2006. Lors de l’échange, un document intitulé « Non‑Advertised Staffing Justification » lui a été remis, mais certaines parties avaient été noircies. Le 2 mai 2006, M^me Larose a demandé au Tribunal d’obtenir plein accès à ce document en vertu du paragraphe 17(2) du Règlement du Tribunal de la dotation de la fonction publique, DORS/2006-6 (le Règlement). M^me Larose explique qu’elle désire analyser ce document dans le cadre de sa plainte. De plus, bien qu’il soit prévu que le document puisse être daté et signé, il ne l’est pas et elle aimerait en connaître le signataire et la date de la signature. Elle indique finalement qu’elle désire connaître l’auteur de la modification faite à la main sur le document.

3 Maureen Armstrong, déléguée par la présidente de la CCDP, a répondu à cette demande d’ordonnance en date du 10 mai 2006. Dans sa réponse, elle souligne que le document n’est pas signé ni daté, car il a été communiqué par courriel. Elle explique que la modification faite à la main a été inscrite par la gestionnaire du poste. Elle indique que les phrases ont été noircies par l’agent responsable de l’accès à l’information pour assurer la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels,L.R.C. 1985, c. P-21(LPRP).

Analyse

4 Il est prévu à l’article 16 du Règlement que le plaignant et l’administrateur général se communiquent les renseignements pertinents dans les 25 jours suivant le dépôt de la plainte. Le but de l’échange de renseignements est de faciliter la résolution de la plainte très tôt dans le processus, par les parties principales au litige. Par un échange ouvert et le plus complet possible des renseignements pertinents à la plainte, on souhaite que les malentendus soient dissipés et que le plaignant et l’administrateur général puissent régler eux‑mêmes la plainte sans l’intervention du Tribunal. Cependant, en cas de refus de divulguer des renseignements pertinents, le plaignant ou l’administrateur général, selon le cas, peut s’adresser au Tribunal pour qu’il ordonne cette communication.

5 L’article 17 du Règlement se lit ainsi :

17. (1) Malgré l’article 16, le plaignant, l’administrateur général ou la Commission peuvent refuser de communiquer les renseignements prévus à cet article dans le cas où cela risque, selon le cas :

a) de menacer la sécurité nationale;

b) de menacer la sécurité d’une personne;

c) d’avoir une incidence sur la validité ou l’utilisation d’un test standardisé ou de certaines de ses parties, ou d’en fausser les résultats en conférant un avantage indu à quiconque.

(2) Si l’une des parties refuse de communiquer des renseignements en vertu du paragraphe (1), le plaignant, l’administrateur général ou la Commission peuvent demander au Tribunal d’en ordonner la communication.

(3) La demande d’ordonnance est présentée par écrit et comporte les éléments suivants :

a) les nom, adresse, numéros de téléphone et de télécopieur et adresse électronique du demandeur;

b) le numéro de dossier que le Tribunal a attribué à la plainte faisant l’objet de la demande;

c) des motifs détaillés justifiant la nécessité d’ordonner la communication des renseignements;

d) la signature du demandeur;

e) la date de la demande.

(4) S’il est d’avis que les renseignements sont pertinents et que leur communication ne présente aucun des risques mentionnés aux alinéas (1)a) à c), le Tribunal ordonne qu’ils soient communiqués, selon le cas, au plaignant, à l’administrateur général ou à la Commission.

(5) Le Tribunal peut assortir l’ordonnance des conditions qu’il estime nécessaires, y compris toute condition pour prévenir les risques mentionnés aux alinéas (1)a) à c).

6 Certains passages du document ne sont pas divulgués. Sans en contester la pertinence, M^me Armstrong indique que ce sont des renseignements personnels. À la lecture du document original, il apparaît qu’il s’agit de renseignements personnels relatifs à l’éducation et aux antécédents professionnels de Karen Izzard, la personne nommée, tels que prévu à l’article 3 de la LPRP.

7 Or, une institution fédérale est autorisée à divulguer des renseignements personnels lorsqu’elle est exigée par assignation ou ordonnance d’un organisme comme le Tribunal ou dans ses règles de procédures. Ainsi, l’alinéa 8(2)c) de la LPRP prévoit que la communication des renseignements personnels relevant d’une institution fédérale est autorisée lorsqu’elle est « exigée par subpoena, mandat ou ordonnance d’un tribunal, d’une personne ou d’un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements ou exigée par des règles de procédures se rapportant à la production de renseignements ».

8 L’alinéa 99(1)a) de La Loi sur l’emploi dans la fonction publique, L.C. 2003, c. 22 (LEFP) indique que le Tribunal peut de la même façon qu’une cour supérieure d’archives, « convoquer des témoins et les contraindre à comparaître et à faire sous serment des dépositions orales ou écrites ». Plus particulièrement, l’alinéa 99(1)e) de la LEFP spécifie que le Tribunal peut, en tout état de cause, obliger toute personne à produire les documents qui peuvent être liés à toute question dont il est saisi.

9 Il est bon de noter pour des situations similaires survenant dans le futur que l’administrateur général n’a pas à attendre que le Tribunal ordonne la communication des renseignements personnels pertinents pour les divulguer au plaignant. En effet, le paragraphe 16(1) du Règlement prévoit que le plaignant et l’administrateur général « se communiquent » les renseignements pertinents. Cette exigence est encore plus évidente dans le texte anglais du Règlement qui spécifie les termes . Cette règle de procédure en conformité avec l’alinéa 8(2)c) de la LPRP permet d’accélérer la résolution des plaintes sans que le Tribunal ait à rendre une ordonnance.

10 Après examen du document faisant l’objet d’une demande d’ordonnance, je conclus que, pour les fins de cette plainte, une copie du document original devrait être divulguée à la plaignante. En effet, la communication de renseignements personnels est autorisée selon les modalités de l’alinéa 8(2)c) de la LPRP. Ceux-ci sont pertinents à la présente plainte et leur communication ne comporte aucun des risques prévus aux alinéas 17(1)a) à c) du Règlement.

11 Pour toutes les raisons ci-dessus, je rends l’ordonnance suivante :

Ordonnance

12 J’ordonne à l’administrateur général ou son délégué, s’il y a lieu, que le document « Non-Advertised Staffing Justification » non oblitéré soit remis, pour les fins de cette plainte, à Marie-Claude Larose et à sa représentante.

Guy Giguère

Président

Parties au dossier

Dossier du Tribunal:

2006-0009

Intitulé de la cause:

Marie-Claude Larose et La présidente de la Commission canadienne des droits de la personne et al.

Audience:

Demande écrite décidée sans comparution des parties

Date des motifs:

26 mai 2006