Décisions de la CRTESPF

Motifs de décision

Introduction

1 La plaignante désire obtenir une ordonnance du Tribunal de la dotation de la fonction publique (le Tribunal) pour la communication de renseignements concernant une plainte déposée en vertu du paragraphe 77(1) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, L.C. 2003, ch. 22, art. 12 et 13 (la LEFP).

Contexte

2 Le Service correctionnel du Canada (le SCC, soit l’intimé) a mené un processus de nomination interne annoncée (numéro du processus : 2006‑PEN‑IA‑ONT‑16) pour combler des postes de coordonnateur/coordonnatrice de la formation (AS‑02) dans la région de l’Ontario.

3 Le 15 juin 2006, la plaignante, Teri Renkema, a été informée qu’elle n’avait pas réussi à obtenir la note de passage à l’entrevue et qu’elle avait été éliminée du processus de nomination.

4 Le 29 juin 2006, les candidats ont été informés de l’identité des neuf personnes nommées ou proposées en vue d’une nomination. Ils ont aussi été informés que trois autres personnes avaient été nommées ou proposées en vue d’une nomination le 15 août 2006. Chaque avis informait les candidats au sujet de leur droit de présenter une plainte au Tribunal.

5 La plaignante a déposé des plaintes identiques concernant chacun des deux avis.

6 Le 13 octobre 2006, le représentant de la plaignante a demandé par écrit au Tribunal qu’il ordonne à l’intimé de fournir les renseignements suivants :

• une copie des parties du guide de cotation contenant les notes manuscrites des deux membres du comité d’évaluation portant sur les critères de mérite que la plaignante n’a pas respectés;
• des copies des documents correspondants contenant les notes manuscrites relatives aux deux candidats reçus qui ont obtenu les résultats les plus faibles pour chacun de critères de mérite en question.

7 Le 27 octobre 2006, la réponse à la demande de la plaignante a été présentée au nom de l’intimé, le commissaire du Service correctionnel du Canada. Dans sa réponse, l’intimé soulève la question relative à l’imposition de conditions pour l’échange d’information.

8 Dans une lettre en date du 21 novembre 2006, les parties ont été informées de la décision du Tribunal de regrouper les deux dossiers de la plaignante conformément à l’article 8 du Règlement du Tribunal de la fonction publique, DORS/2006-6 (le « Règlement du TDFP »).

Questions en litige

9 Le Tribunal doit répondre aux questions suivantes :

1. L’information demandée par la plaignante est‑elle pertinente par rapport aux plaintes déposées?
2. Dans l’affirmative, des conditions doivent‑elles être imposées à toute divulgation d’information?

Observations des parties

10 La plaignante soutient que les documents demandés fournissent une preuve directe, qui est essentielle pour son dossier.

11 L’intimé soutient que les évaluations des autres candidats ne sont pas pertinentes par rapport aux plaintes et que les notes des membres du comité d’évaluation concernant la plaignante devraient suffire.

12 L’intimé déclare que chaque membre du comité d’évaluation a inscrit ses notes concernant chaque candidat sur une copie du guide de cotation (les questions, les réponses attendues et le barème de correction/cotation). L’intimé prétend aussi que le fait de fournir des copies du guide de cotation pourrait compromettre les processus de nomination liés aux postes de coordonnateur/coordonnatrice de la formation qui sont en cours ou sur le point de débuter dans quatre autres régions du pays.

13 L’intimé propose les mesures de protection suivantes pour toute divulgation du guide de cotation : le représentant de la plaignante est la seule personne qui aura accès à l’information, et ce, dans un lieu sûr; aucune copie des documents ne pourra être faite ou retirée du dossier; le représentant de la plaignante pourra prendre des notes, mais il ne pourra pas transcrire les questions et les réponses; et la plaignante et son représentant seront informés par écrit qu’ils ne peuvent pas divulguer le contenu du guide de cotation.

Analyse

Question I: L’information demandée par la plaignante est‑elle pertinente par rapport aux plaintes déposées?

14 Ces plaintes portent sur la partialité présumée d’un membre du comité d’évaluation qui a eu des effets négatifs sur les résultats de la plaignante concernant le processus de nomination.

15 La plaignante a demandé de l’information liée seulement aux critères de mérite pour lesquels elle n’a pas réussi à obtenir la note de passage. Le Tribunal est convaincu que toute l’information liée à la partie de l’évaluation que la plaignante a échouée est pertinente par rapport aux plaintes déposées.

16 Pour appuyer son allégation de partialité, la plaignante a présenté sa version des faits avant, pendant et suivant le processus de nomination en question. Elle a établi les faits préalables pour lesquels elle croit que le membre du comité d’évaluation a fait preuve de partialité à son égard. Elle demande maintenant de l’information qui lui permettra de déterminer si, dans le contexte du processus de nomination, elle a été traitée différemment par les divers membres du comité d’évaluation, ou si elle a été traitée différemment des autres personnes, à savoir les candidats reçus. L’information qu’elle a demandée est pertinente par rapport aux plaintes qu’elle a déposées.

Question II: Des conditions doivent‑elles être imposées à toute divulgation d’information?

17 L’intimé a prétendu que le même examen écrit et les mêmes questions d’entrevue sont utilisés actuellement, ou seront utilisés, dans des processus de nomination visant à doter des postes de coordonnateur/coordonnatrice de la formation partout au pays. L’intimé a aussi prétendu que tout accès au guide de cotation doit être donné de façon à ce que l’intégrité des processus de nomination actuels et futurs ne soit pas compromise.

18 Le paragraphe 17(5) du Règlement du TDFP autorise le Tribunal à émettre une ordonnance de communication de renseignements conformément à toute condition qu’il juge nécessaire.

19 Le Tribunal comprend que, pour un motif d’efficacité et d’équité, le SCC ait décidé d’utiliser un ensemble d’outils d’évaluation pour divers processus de nomination visant à doter des postes identiques. Le Tribunal reconnaît également que le fait de fournir des copies de ce guide de cotation, en tout ou en partie, peut mettre en danger la poursuite de son utilisation.

20 L’intimé n’a toutefois pas démontré que l’examen de la partie du guide de cotation demandé doit être effectué uniquement par le représentant de la plaignante. Le Tribunal est convaincu que les outils d’évaluation sont suffisamment protégés sans interdire à la plaignante d’examiner directement l’information demandée.

Décision

21 Pour les motifs susmentionnés, le Tribunal accorde la demande d’ordonnance de communication de renseignements, mais à certaines conditions.

Ordonnance

22 Le Tribunal ordonne que l’intimé fournisse les renseignements suivants à la plaignante : les parties du guide de cotation qui contiennent les notes manuscrites des deux membres du comité d’évaluation portant sur les critères de mérite que la plaignante n’a pas respectés; et les documents correspondants contenant les notes manuscrites se rapportant aux deux candidats reçus qui ont obtenu les résultats les plus faibles pour chacun de ces mêmes critères de mérite.

23 Les deux candidats reçus seront identifiés parmi le total de douze candidats nommés ou proposés en vue d’une nomination.

24 Les copies des documents ne seront pas fournies. La plaignante aura accès à l’information dans un lieu sûr, qui sera déterminé par le SCC, au plus tard le 4 décembre 2006.

25 Aucune copie des documents ne peut être faite ou retirée du dossier.

26 La plaignante pourra prendre des notes, entre autres en copiant les notes manuscrites des membres du comité d’évaluation, mais ne pourra transcrire ni les questions, ni les réponses attendues.

27 Les noms des deux candidats reçus seront supprimés des documents fournis à la plaignante.

28 Conformément à l’article 18 du Règlement du TDFP, les renseignements communiqués en vertu de cette ordonnance peuvent être utilisés seulement dans le cadre des plaintes.

29 La plaignante doit déposer ses allégations au plus tard le 14 décembre 2006.

Merri Beattie

Membre

Parties au dossier

Dossiers du Tribunal:

2006-0092 et 0122

Intitulé de cause:

Teri Renkema et Commissaire du Service correctionnel du Canada et al.

Audience:

Demande écrite; décision prise sans comparution des parties

Date des motifs:

Le 24 novembre 2006