Décisions de la CRTESPF

I. Demande devant la Commission

1 L’Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC) a déposé une demande en vertu de l’article 36 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique afin d’obtenir les coordonnées à domicile de tous les employés qu’elle représente au sein des unités de négociation Services des programmes et de l’administration  (PA), Services de l’exploitation (SV), Services techniques (TC), Enseignement et bibliothéconomie (EB) et Services frontaliers (FB).

2 Les parties ont conclu une entente et, dans une lettre adressée à la Commission des relations de travail dans la fonction publique (CRTFP) datée du 18 juin 2008, elles ont demandé que les conditions de cette entente soient incorporées dans une ordonnance de la CRTFP.

3 L’ordonnance sur consentement se lit comme suit :

II. Ordonnance

A.  Pour l’employeur

4 L’employeur :

1. communique tous les trimestres à l’agent négociateur les adresses postales et les numéros de téléphone à domicile de ses membres au sein des unités de négociation que l’employeur détient dans ses systèmes d’information des ressources humaines. L’employeur s’efforce de fournir ces renseignements à l’agent négociateur dans les cinq mois suivant l’approbation du présent protocole d’entente par voie d’ordonnance de la CRTFP;

2. convient, à la suite des discussions qui ont eu lieu pendant la médiation, de créer et de mettre en place un système réservé qui sera utilisé exclusivement par l’Alliance de la Fonction publique du Canada et qui servira à fournir à l’AFPC le numéro individuel de l’organisme (NIO), qui identifie uniquement chaque membre de l’unité de négociation;

3. transmet les données dans un format de fichier bidimensionnel séparé par des virgules qui est décrit à l’annexe A (la longueur des champs et le calendrier de production doivent être confirmés);

4. avant la communication initiale des renseignements décrits au paragraphe 1 ci-dessus, l’employeur et l’agent négociateur aviseront conjointement les employés de la communication. Le message expliquera pourquoi les renseignements sont communiqués. L’ordonnance de la Commission sera jointe au message. Toute question concernant la communication des renseignements sera transmise à l’agent négociateur. Le message conjoint est reproduit à l’annexe B de la présente entente;

5. tous les semestres, informe les employés des unités de négociation, par la voie d’un courriel interne, que l’agent négociateur souhaite qu’on lui communique les coordonnées à jour. Le message à l’annexe B est envoyé les 31 mai et 31 octobre de chaque année;

6. à la demande de l’agent négociateur, facilite la communication avec les employés sur les questions touchant les votes de grève, en conformité avec les conventions collectives pertinentes.

B. Pour l’agent négociateur

5 L’agent négociateur :

1. accepte d’assumer les coûts uniques de développement, ainsi que les frais annuels permanents pour l’entretien et le soutien associés au développement du système de fichier d’adresses pour le syndicat, décrit à l’annexe A, ce qui comprend la collecte, la validation du format et la communication des renseignements à l’agent négociateur. À la date de signature de la présente entente, les coûts uniques pour le développement sont évalués à environ 50 000 $ et les frais permanents pour l’entretien et le soutien, à 24 000 $ par année. Les frais annuels d’entretien et de soutien sont payés tous les trimestres, à l’avance, et sont revus à la fin de chaque année. L’AFPC reçoit une facture à chaque trimestre.

2. veille à ce que les renseignements communiqués servent exclusivement à des fins légitimes par l’agent négociateur conformément à la LRTFP, ce qui comprend, mais sans s’y limiter, son obligation prévue par la loi de tenir des votes de grève secrets; 

3. s’assure que les renseignements communiqués sont protégés et conservés en toute sécurité;

4. respecte les droits à la vie privée des employés de l’unité de négociation;

5. reconnaît que l’employeur est lié par la Loi sur la protection des renseignements personnels en ce qui concerne la protection des renseignements personnels tels qu’ils sont définis dans cette loi. L’agent négociateur assure la gestion des renseignements personnels communiqués en vertu du présent protocole d’entente en conformité avec les principes de pratiques équitables en matière de gestion des renseignements personnels prévus dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et Règlement sur la protection des renseignements personnels. Plus particulièrement, il veille à assurer le caractère privé et confidentiel de tout renseignement personnel qui lui est communiqué par l’employeur aux termes du présent protocole d’entente;

6. par souci de clarté, et conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et au Règlement sur la protection des renseignements personnels, l’agent négociateur doit notamment :

   1. communiquer les renseignements personnels uniquement aux représentants de l’agent négociateur qui sont responsables de l’administration et de la coordination des votes de grève, ainsi qu’à ceux qui sont chargés de remplir les obligations légitimes de l’agent négociateur en vertu de la LRTFP;

   2. s’abstenir d’utiliser, de copier ou de compiler les renseignements personnels à des fins autres que celles qui sont prévues dans la présente entente;

   3. se conformer aux principes de la Politique sur la sécurité du gouvernement (http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_12A/gsp-psg_f.asp) régissant la sécurité et l’élimination de ces renseignements personnels;

   4. de prendre les mesures nécessaires pour assurer que tous les représentants de l’agent négociateur ayant accès aux renseignements communiqués connaissent toutes les dispositions de la présente entente et qu’ils les respectent intégralement;

7. reconnaît la nature délicate des renseignements qui sont communiqués en ce qui concerne la sécurité personnelle des employés, en particulier dans les cas où la mauvaise gestion ou la communication par inadvertance de ces renseignements peut causer de graves problèmes de sécurité, et par conséquent, s’assure de mettre en place des mesures de contrôle efficaces de la gestion et de la surveillance de ces renseignements en tout temps en tenant compte des risques éventuels pour les employés et les membres de leur famille;

8. reconnaît que les renseignements provenant des bases de données de l’employeur en place au moment de la communication ont été fournis par les employés et que l’employeur ne pourra pas être tenu responsable en cas de contestation du résultat d’un vote de grève. L’agent négociateur est responsable de la mise à jour de sa propre base de données;

9. convient que la présente entente constitue le règlement total et définitif de toutes les demandes actuelles et futures contre Sa Majesté du chef du Canada, ses employés, mandataires et fonctionnaires qui découlent de la présente demande et accepte de n’intenter aucune procédure de quelque nature que ce soit à leur égard.

6 La présente entente est conclue sous toutes réserves et sans créer de précédents.

7 Il est entendu et expressément convenu que ni la mise en œuvre des conditions de l’entente ni l’acceptation de la présente entente par l’une ou l’autre des parties ne constitue une reconnaissance de responsabilité et qu’une telle responsabilité est expressément niée à cet égard ou à l’égard de toute autre affaire.

Le 24 juin 2008.

Traduction de la CRTFP

Ian R. Mackenzie,
vice-président

C. Annexe A

8 Fichier des adresses du syndicat ÉBAUCHE

D. Annexe B

Message aux membres de l’unité de négociation de l’Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC)

9 Depuis l’entrée en vigueur de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, les agents négociateurs qui tiennent des votes de grève doivent permettre à tous les employés de l’unité de négociation d’y participer, et non seulement aux membres en règle du syndicat, comme c’était le cas dans le passé.

10 Pour permettre à l’AFPC de satisfaire à son obligation en vertu de la LRTFP de donner un préavis suffisant de la tenue de votes de grève à tous les employés et de s’acquitter de ses autres responsabilités aux termes de la LRTFP, l’employeur doit divulguer à l’AFPC les coordonnées à domicile de tous les employés des unités de négociation visées.

11 La communication de ces renseignements est régie par une ordonnance de la Commission des relations de travail dans la fonction publique qui est jointe au présent message. Les renseignements fournis à l’AFPC seront utilisés à des fins syndicales légitimes, et la sécurité de ceux-ci sera assurée de manière rigoureuse. Dans son ordonnance, la CRTFP établit les mesures de sécurité et de protection de la confidentialité auxquelles seront assujettis les renseignements qui vous concernent.

12 Par conséquent, il est dans l’intérêt de chaque employé de s’assurer que les coordonnées détenues par l’agent négociateur sont à jour. Nous vous encourageons donc à transmettre vos coordonnées actuelles à l’AFPC et à informer votre syndicat de tout changement qui pourrait survenir dans l’avenir.

13 Vous pouvez transmettre vos coordonnées à l’AFPC par le biais de son site Web, à l’adresse www.psac-afpc.com ou par téléphone, en composant le 1-888-604-7722.

14 Merci de votre attention et de votre collaboration. Si vous avez des questions à propos de ce message, n’hésitez pas à vous adresser à l’AFPC en composant le numéro ci-dessus.