Décisions de la CRTESPF

I. Demande devant la Commission

1 Le 16 avril 2008, l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (le « plaignant » ou l’« agent négociateur ») a déposé une plainte contre le Conseil national de recherches du Canada (le « défendeur » ou l’« employeur ») en vertu de l’article 190 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. Après en être arrivées à une entente, les parties ont demandé, dans une lettre reçue le 15 janvier 2009, que le protocole d’entente (PE) soit incorporé dans une ordonnance de la Commission des relations de travail dans la fonction publique. 

2 L’ordonnance sur consentement se lit comme suit :

II. Ordonnance

A. À l’intention de l’employeur

3 L’employeur :

1. communiquera, tous les trimestres, à l’agent négociateur les adresses postales et les numéros de téléphone à domicile de ses employés membres des unités de négociation des groupes R0/RC0, LS, IS et TR qu’il détient dans ses systèmes d’information des ressources humaines. L’employeur s’efforcera de fournir ces renseignements à l’agent négociateur dans les cinq mois suivant l’approbation du présent PE par voie d’ordonnance de la CRTFP;
2. apportera les modifications nécessaires dans le système pour en extraire l’information indiquée au paragraphe 1 afin de fournir à l’agent négociateur le numéro individuel de l’organisme (NIO), qui identifie de manière unique chaque membre d’une unité de négociation;
3. transmettra les coordonnées domiciliaires décrites au paragraphe 1 dans un tableur EXCEL calqué sur le modèle fourni à l’annexe A (la longueur des champs reste à confirmer);
4. avant la communication initiale des renseignements décrits au paragraphe 1 ci-dessus, l’employeur et l’agent négociateur aviseront conjointement les employés de la communication des renseignements. Le message expliquera pourquoi les renseignements sont communiqués. L’ordonnance de la Commission sera jointe au message. Toute question concernant la communication des renseignements sera transmise à l’agent négociateur. Le message conjoint est reproduit à l’annexe B de la présente entente;

B. À l’intention de l’agent négociateur

4 L’agent négociateur :

1. retirera la plainte 561-09-225;
2. conviendra que la présente entente constitue le règlement total et définitif de toutes les demandes actuelles et futures contre Sa Majesté du chef du Canada telle que représentée par le CNRC, ses employés, mandataires et fonctionnaires concernant la communication des coordonnées domiciliaires des employés faisant partie des unités de négociation qui découlent de la présente demande et, sous réserve des dispositions de la LRTFP, acceptera de n’intenter aucune procédure de quelque nature que ce soit relativement à ces demandes;
3. veillera à ce que les renseignements communiqués lui servent exclusivement à des fins légitimes, conformément à la LRTFP;
4. s’assurera que les renseignements communiqués sont protégés et conservés de façon sécuritaire;
5. respectera le droit à la vie privée des employés de l’unité de négociation;
6. reconnaîtra que l’employeur est lié par la Loi sur la protection des renseignements personnels en ce qui concerne la protection des renseignements personnels tels qu’ils sont définis dans cette loi. L’agent négociateur assurera la gestion des renseignements personnels communiqués aux termes du présent protocole d’entente, conformément au principe de pratiques équitables de gestion des renseignements personnels contenus dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et le règlement y afférent. Plus particulièrement, il veillera à maintenir le caractère privé et confidentiel de tout renseignement personnel qui lui est communiqué par l’employeur aux termes du présent protocole d’entente;
7. par souci de clarté, l’agent négociateur devra notamment :
   1. s’abstenir de communiquer les renseignements personnels à quiconque n’est pas un représentant de l’agent négociateur chargé de remplir les obligations de ce dernier prévues par la LRTFP;
   2. s’abstenir d’utiliser, de copier ou de colliger les renseignements personnels à d’autres fins que celles qui sont prévues dans la présente entente;
   3. se conformer aux principes de la Politique du gouvernement sur la sécurité (voir http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/gospubs/TBM_12A/gsp-psg_f.asp), qui régissent la sécurité et l’élimination des renseignements personnels visés;
   4. s’assurer que tous les représentants de l’agent négociateur qui ont accès aux renseignements communiqués respectent l’ensemble des dispositions de la présente entente;
8. reconnaîtra le caractère délicat des renseignements communiqués qui seront communiqués sur la sécurité personnelle des employés, en particulier dans les cas où une mauvaise manipulation des données ou une divulgation de ces renseignements par inadvertance peut causer de graves problèmes de sécurité, et s’assurera donc de mettre en place des mesures de contrôle efficaces de la gestion et de la surveillance de ces renseignements en tout temps, compte tenu des risques éventuels pour les employés et les membres de leur famille;
9. reconnaîtra que les renseignements tirés des bases de données existantes de l’employeur au moment de la communication auront été fournis par les employés et que l’employeur ne pourra être tenu responsable en cas de contestation du résultat d’un vote de grève. L’agent négociateur est responsable de la mise à jour de sa propre base de données.

5 La présente entente est conclue sous toutes réserves et sans créer de précédent.

6 Les parties conviennent que les modalités du présent protocole d’entente s’appliqueront également à l’unité de négociation des agents de recherches et agents du Conseil de recherches.

7 Il est entendu et expressément convenu que ni l’application des conditions de l’entente, ni l’acceptation de la présente entente ne constitue une reconnaissance de responsabilité par l’une ou l’autre des parties et qu’une telle responsabilité est expressément niée à cet égard ou à l’égard de toute autre question.

Le 30 janvier 2009.

Traduction de la CRTFP

Ian R. Mackenzie,
vice-président

C. Annexe A

8 Conseil national de recherches du Canada
Fichier d’adresses pour le syndicat

D. Annexe B

Message important aux employés des unités de négociation représentées par l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC)

9 Depuis l’entrée en vigueur de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, les agents négociateurs qui tiennent des votes de grève (lorsqu’il y a lieu) doivent désormais permettre à tous les employés de l’unité de négociation, et non seulement aux membres en règle du syndicat — comme c’était le cas jadis —, d’y participer.

10 Afin que l’IPFPC puisse s’acquitter de l’obligation que lui prévoit la LRTFP de donner un préavis suffisant de la tenue de votes de grève (lorsqu’il y a lieu) à tous les employés et de s’acquitter de ses autres responsabilités aux termes de la LRTFP, l’employeur doit communiquer à l’IPFPC les coordonnées domiciliaires de tous les employés de l’unité de négociation.

11 La communication de ces renseignements est régie par une ordonnance de la Commission des relations de travail dans la fonction publique, dont copie est annexée aux présentes. Les renseignements communiqués à l’IPFPC seront utilisés à des fins syndicales légitimes et leur sécurité sera assurée de manière rigoureuse. Dans son ordonnance, la CRTFP établit les mesures de sécurité et de protection de la confidentialité auxquelles seront assujettis les renseignements qui vous concernent.

12 Dans cette optique, il est dans l’intérêt de chaque employé de s’assurer que les données conservées par l’agent négociateur sont à jour. Nous vous encourageons donc à transmettre vos coordonnées actuelles à l’IPFPC et à informer votre syndicat de tout changement qui pourrait survenir à l’avenir.

13 Vous pouvez transmettre vos coordonnées à l’IPFPC par le biais de son site Web http://www3.pipsc.ca/portal/page/portal/website/memberservices/membership ou par téléphone, en composant le 1-800-267-0446 et en demandant la Section des services aux membres.

14 Merci de votre attention et de votre collaboration. Si vous avez des questions à propos de ce message, n’hésitez pas à vous adresser à l’IPFPC en composant le numéro ci-dessus.