Décisions de la CRTESPF

Grief individuel renvoyé à l'arbitrage

1 Rémy Robichaud, le fonctionnaire s’estimant lésé, a déposé un grief concernant un litige relatif au remboursement de frais de voyages au Canada avec nuitée, qui est fondé sur l’interprétation de la Directive sur les voyages (la « Directive » ) du Conseil national mixte (CNM) du gouvernement fédéral. M. Robichaud occupe un poste d’inspecteur spécialiste de la transformation des aliments à l’Agence canadienne d’inspection des aliments (l’« Agence ») à Shédiac, au Nouveau-Brunswick. Ses conditions de travail sont régies par la convention collective conclue entre l’Alliance de la Fonction publique du Canada et l’Agence pour le groupe Soutien technique et scientifique (date d’expiration : 31 décembre 2006).

Résumé de la preuve

2 L’Agence avait rejeté le grief en indiquant qu’il n’avait pas été logé à l’intérieur de la période indiquée à l’article 15.0 du règlement du CNM, soit 25 jours. Suite au témoignage de M. Robichaud, l’employeur a retiré son objection.

3 M. Robichaud a travaillé comme inspecteur saisonnier au ministère des Pêches et des Océans à Shippagan, au N.-B., de 1981 à 1997. Son poste est ensuite passé à l’Agence en 1997, toujours comme employé saisonnier.

4 En 1999, à la suite des compressions, le poste de M. Robichaud à Shippagan a été aboli. On lui a toutefois offert un poste pour une période indéterminée à Shédiac, soit à 230 kilomètres de Shippagan. M. Robichaud a accepté le poste mais a gardé sa résidence à Shippagan après avoir tenté de la vendre et a gardé cette adresse pour son courrier et son dossier personnel de l’employeur.

5 Pendant de la semaine, M. Robichaud demeurait dans des logements et des chalets meublés à Shédiac et ensuite allait à Shippagan les fins de semaine. À partir de l’été 2003, M. Robichaud vivait dans une caravane l’été et louait un chalet meublé l’hiver.

6 Puisqu’il était natif de Shippagan, qu’il y avait passé sa vie et y possédait toujours sa résidence, M. Robichaud a indiqué à la gestion que si un poste se libérait, il aimerait retourner y travailler.

7 Au début de 2004, le gestionnaire de M. Robichaud lui a demandé s’il était intéressé par un poste à Shippagan d’une durée de sept mois de mai à novembre 2004, dans le cadre d’un projet conjoint avec le ministère des Pêches et des Océans.  M. Robichaud a confirmé son intérêt.

8 Le gestionnaire de M. Robichaud a toutefois indiqué que son budget était limité et qu’il pourrait seulement défrayer les frais de repas quand il serait en service commandé. M. Robichaud a, à ce moment, accepté une entente verbale.

9 Pour la période de l’entente, M. Robichaud restait chez lui et y prenait son petit déjeuner et son dîner. Les frais du déjeuner lui ont été remboursés pour cette période.

10 M. Robichaud est retourné à son poste à Shédiac en décembre 2004. Lors d’un repas de Noël avec des collègues, il a appris qu’il aurait pu recevoir un remboursement plus complet pour ses frais pendant l’affectation à Shippagan.

11 M. Robichaud a donc fait une demande le 26 janvier 2005 (voir pièce G-1), afin qu’on lui rembourse le montant de 12 282,40 $, en vertu de la Directive, pour la période travaillée à Shippagan. Cette somme inclut les montants déjà remboursés par l’Agence.

12 La gestion lui a répondu le 24 mars 2005 (voir pièce G-2), qu’il avait déjà été remboursé selon la Directive. Elle a indiqué que selon la Directive, il avait droit au remboursement des frais de repas pour le déjeuner étant donné qu’il était en déplacement de son lieu normal de travail entre 8 h et 17 h. Aussi, il avait droit au remboursement de ses frais de déplacement entre Shédiac et Shippagan au début de l’affectation et de ses frais de déplacement entre Shippagan et Shédiac à la fin de l’affectation.

13 On lui a aussi répondu que puisqu’il restait dans sa résidence personnelle, il n’avait pas droit au remboursement pour un logement particulier non commercial et des faux frais afférents. De même, il n’avait pas droit au remboursement des frais de repas du petit déjeuner et du dîner puisqu’il n’était pas en déplacement au moment de ces repas.

14 M. Robichaud a déposé un grief le 1^er avril 2005.

Résumé de l’argumentation

15 La représentante de M. Robichaud a fait référence à la Directive dans sa plaidoirie. En premier lieu, elle a fait référence aux principes de la Directive qui se lisent comme suit et a indiqué que ceux-ci s’appliquent pour l’affectation à Shippagan :

Les principes énoncés ci-après ont été élaborés par les représentants des agents négociateurs de concert avec les représentants de la partie patronale du Conseil national mixte. Ces principes constituent la pierre angulaire de la gestion des voyages du gouvernement et devraient aider tous les membres du personnel et de la direction à établir des pratiques de voyage justes, raisonnables et modernes dans toute la fonction publique.

Confiance – accroître le pouvoir et la latitude des fonctionnaires et des gestionnaires d'agir d'une manière juste et raisonnable.

Souplesse – créer un environnement dans lequel les décisions de gestion respectent l'obligation d'adaptation, répondent au mieux aux besoins et aux préférences des fonctionnaires et tiennent compte des nécessités du service dans l'organisation des préparatifs de voyage.

Respect – créer un environnement sensible aux besoins des fonctionnaires et des processus favorables aux voyages.

Valorisation des gens – reconnaître les fonctionnaires d'une manière professionnelle tout en soutenant les fonctionnaires, leurs familles, leur santé et la sécurité lors des voyages.

Transparence – assurer l'application cohérente, juste et équitable de la politique et de ses pratiques.

Pratiques de voyage modernes – adopter des pratiques de gestion des voyages qui soutiennent les principes et tiennent compte des tendances et des réalités de l'industrie des voyages; élaborer et mettre en œuvre le cadre et la structure appropriés de responsabilisation des voyages.

16 La représentante de M. Robichaud a ensuite parlé de l’objet et de la portée de la Directive et a mentionné que M. Robichaud aurait préféré demeurer à Shippagan mais, qu’à la suite de l’abolition de son poste il a dû travailler à Shédiac. Elle a ajouté que M. Robichaud ne tente pas de faire un gain avec sa demande. La définition de l’objet et de la portée de la Directive se lit comme suit :

[…]

La présente directive a pour objet de garantir un traitement juste aux fonctionnaires appelés à effectuer des voyages en service commandé conformément aux principes susmentionnés. Les dispositions de la présente directive sont impératives et prévoient le remboursement de dépenses raisonnables qui ont dû être engagées pendant un voyage en service commandé. Ces dispositions font en sorte que les fonctionnaires n'ont pas à engager des frais supplémentaires. Elles ne doivent pas constituer une source de revenu ni de rémunération quelconque, lesquels ouvriraient la voie au gain personnel.

[…]

17 La représentante de M. Robichaud a aussi revu la définition d’un logement particulier non commercial et noté que M. Robichaud loge à Shédiac 5 jours par semaine depuis 10 ans. La définition de logement se lit comme suit :

[…]

Logement particulier non commercial (private non-commercial accommodation) – habitation privée ou établissement non commercial où le fonctionnaire ne loge pas de façon habituelle.

[…]

18 La représentante de M. Robichaud souligne que M. Robichaud n’a pas obtenu l’autorisation au préalable pour certaines dépenses et ajoute que la Directive permet une autorisation après coup, et c’est ce qu’il a fait. La partie Administration de la Directive se lit comme suit :

[…]

          1.1            Autorisation

1.1.1            Il incombe à l'employeur d'autoriser les voyages en service commandé et de déterminer s'il est nécessaire de voyager, et de garantir que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente directive. Comme suite à une consultation entre l'employeur et le fonctionnaire, l'organisation des préparatifs de voyage doit répondre au mieux aux besoins et aux préférences des fonctionnaires et aux nécessités du service de l'employeur.

1.1.2            Les voyages en service commandé doivent être autorisés par écrit au préalable de manière à garantir que tous les préparatifs de voyage sont conformes aux dispositions de la présente directive. Dans des circonstances particulières, le voyage peut être autorisé après coup par l'employeur.

1.1.3            Les dépenses découlant d'une interprétation erronée ou d'une autre erreur peuvent ou non être remboursées. Toutefois, ces situations seront examinées au cas par cas.

[…]

19 La représentante ajoute que puisque M. Robichaud a changé de lieu de travail pour une période de sept mois, la Directive devait s’appliquer :

[…]

          1.9            Changement du lieu de travail (ne s'applique que dans la zone d'affectation)

[…]

1.9.2            Lorsqu'un fonctionnaire est assigné d'un lieu de travail permanent à un lieu de travail temporaire, pour une durée de 30 jours civils consécutifs et plus, les dispositions de la présente directive doivent être suivies sauf si les conditions suivantes sont réunies : le fonctionnaire doit obtenir, par écrit, un préavis de 30 jours civils concernant le changement du lieu de travail. Dans les cas où le fonctionnaire n'est pas avisé par écrit du changement de lieu de travail, les dispositions de la présente directive doivent être suivies pour la durée du changement de lieu de travail jusqu'à concurrence de 60 jours civils.

[…]

20  De même, elle ajoute que l’utilisation d’un logement particulier non commercial est recommandée pour les déplacements de plus de 30 jours consécutifs; tel est le cas en l’espèce.

[…]

          3.3.1            Logement

Bien que les voyageurs séjournent normalement dans un logement commercial, l'utilisation de logements particuliers non commerciaux est une pratique à encourager. Un voyageur qui séjourne dans un logement particulier non commercial doit toucher le remboursement au taux précisé à l'Appendice C.

[…]

Pour les déplacements de plus de 30 jours civils consécutifs au même endroit, il convient d'encourager l'utilisation de résidences d'affaires, d'appartements, de logements particuliers non commerciaux et […]

21 Finalement, elle mentionne que les faux frais et les repas doivent être remboursés selon la Directive :

[…]

          3.3.7            Indemnité de faux frais

Le voyageur touche une indemnité de faux frais pour les dépenses diverses non précisées ailleurs dans la présente directive pour chaque jour ou partie de jour passé en déplacement tel qu'il est énoncé à l'Appendice C.

L'exception suivante s'applique : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de faux frais doivent être versées aux taux précisés à l'Appendice C à compter du 31^e jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

Lorsqu'un voyageur visite le même jour des lieux au Canada et aux États-Unis, l'indemnité de faux frais devra être celle qui s'applique à l'endroit où il commence la journée.

[…]

          3.3.9            Repas

Le voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque petit-déjeuner, déjeuner et dîner pendant son déplacement.

Les indemnités de repas doivent être remboursées selon les taux précisés à l'Appendice C.

L'exception suivante s'applique : soixante-quinze pour cent (75 %) de l'indemnité de repas sont versées aux taux précisés à l'Appendice C à compter du 31^e jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque des résidences d'affaires ou des appartements situés à proximité du lieu de travail sont à la disposition du voyageur ou lorsque ce dernier opte d'occuper un logement particulier.

Une indemnité de repas ne doit pas être versée au fonctionnaire pour un repas qui lui est fourni. Dans les situations exceptionnelles où les voyageurs sont obligés de débourser des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisent pas, les frais réels engagés peuvent être remboursés si des reçus sont présentés et si le montant ne dépasse pas l'indemnité de repas applicable.

Lorsqu'un voyageur a payé davantage pour ses repas que les indemnités de repas prévues pour des raisons indépendantes de sa volonté, les dépenses réelles et raisonnables autorisées sont remboursées sur présentation des reçus.

Le remboursement des repas pour les travailleurs de quarts doit être fondé sur une séquence des repas, c'est-à-dire petit-déjeuner, déjeuner et dîner, établie selon le début du quart du travailleur.

[…]

22 En conclusion, la représentante de M. Robichaud affirme que celui-ci était en déplacement de plus de 30 jours à 230 kilomètres de sa zone d’affectation et était couvert par la Directive. Il a donc droit aux remboursements demandés. Elle demande que le grief soit accueilli.

23 Le représentant de l’employeur débute en indiquant que je dois interpréter l’esprit de la Directive. Il continue en soulignant que lorsque M. Robichaud a été muté de Shippagan à Shédiac en 1999, il n’a jamais réclamé de frais de réinstallation et a plutôt conservé sa résidence à Shippagan. C’était son choix.

24 Le représentant de l’employeur indique que c’est à la suite de l’intérêt de M. Robichaud de retourner à Shippagan que le gestionnaire de M. Robichaud l’a approché pour le projet avec  le ministère des Pêches et des Océans. L’employeur a été très clair lorsqu’il a proposél’affectation : le budget lui permettait de rembourser seulement les repas du midi lorsque l’employé serait en service commandé. Le représentant de l’employeur a déclaré que le gestionnaire n’aurait probablement pas accepté d’envoyer M. Robichaud en affectation s’il avait su qu’il devait appliquer la Directive dans sa totalité.

25 Le représentant de l’employeur plaide aussi qu’un des principes majeurs de la Directive est que l’employé ne se retrouve pas en situation de « manque-à-gagner ». M. Robichaud n’a pas senti avant, ni durant l’affectation, ce « manque-à-gagner » puisqu’il réclamait seulement le montant des frais de repas du midi. La clause 1.5.2 de la Directive est très claire :

1.5.2 Le voyageur doit :

a)            prendre connaissance des dispositions de la présente directive;

b)            consulter et obtenir l'autorisation de voyager conformément à la présente directive, ce qui inclut l'autorisation générale de voyager;

c)            informer l'employeur ou ses fournisseurs des mesures d'adaptation qui doivent être prises pour répondre à ses besoins;

d)            remplir et présenter une demande d'indemnité de déplacement accompagnée des documents à l'appui nécessaires aussitôt que possible après la fin du voyage. Lorsque le voyage dure plus d'un mois, le voyageur peut présenter une demande d'indemnité de déplacement provisoire avant la fin du voyage; et

e)            être responsable de l'annulation des réservations au besoin, de la sauvegarde des avances de voyage et des fonds fournis et de la remise des fonds excédentaires en temps opportun.

26 Toutefois, M. Robichaud, même après sept mois, n’a pas semblé avoir vécu un « manque-à-gagner » puisqu’il n’a pas réclamé d’autres frais.

27 Ce n’est qu’aprèsun repas avec des collègues que la situation ne semble plus équitable et juste et que M. Robichaud demande 12 000 $ en remboursement pour toutes les dépenses. Ceci va à l’encontre de l’objet et de la portée de la Directive qui stipule qu’il ne faut pas qu’il y ait un gain personnel, ce qui serait le cas en l’espèce.

28 Le représentant de l’employeur soumet ensuite que la définition de logement particulier non commercial ne relève pas d’une ville ou d’une région, mais bien d’une habitation où M. Robichaud ne loge pas de façon habituelle. Selon l’employeur, la résidence de M. Robichaud à Shippagan est l’habitation où il loge habituellement et il n’a donc pas droit à un remboursement pour des frais de logement.

29 Il en va de même pour les repas et les faux frais selon l’employeur. M. Robichaud mange chez lui le matin et le soir. La clause 3.2 de la Directive « sans nuitée » devrait s’appliquer et donc, sous 3.2.9 :

          3.2.9            Repas

Le voyageur doit recevoir une indemnité de repas pour chaque petit-déjeuner, déjeuner et dîner pendant son déplacement.

Les indemnités de repas doivent être remboursées selon les taux précisés à l'Appendice C ou D, selon le cas.

Une indemnité de repas ne doit pas être versée à un voyageur pour un repas qui lui est fourni. […]

30 Selon l’employeur, M. Robichaud a reçu ses repas gratuitement et n’a donc pas droit à une indemnité.

31 Subsidiairement, si on applique la clause 3.3 de la Directive, avec nuitée, le résultat est le même puisqu’un logement particulier non commercial n’inclut pas sa propre résidence et il prend ses petits déjeuners et ses diners chez lui. Il n’a pas encouru de frais et il ne doit pas faire de gains personnels.

32  Le délai à soumettre sa demande de remboursement montre que M. Robichaud ne se sentait pas lésé. Le principe est qu’il n’y a pas eu de coûts hors de la normale et le grief devrait être rejeté.

Motifs

33 Le différend est survenu lorsque M. Robichaud travaillait pour l’Agence à Shédiac. On a rejeté sa demande de remboursement de frais de déplacement pour une affectation de sept mois à un lieu de travail temporaire, soit à Shippagan, hors de sa zone normale d’affectation.

34 L’article 63 de la convention collective prévoit que les ententes conclues par le CNM, y compris la Directive, peuvent être incluses par renvoi dans la convention collective, ce qui est le cas en l’espèce.

35 L’article 1.9.2 de la Directive est clair en ce sens qu’elle doit être suivie lorsqu’un fonctionnaire est affecté d’un lieu de travail permanent  à un lieu de travail temporaire pour une durée de plus de 30 jours civils consécutifs, ce qui a été le cas de M. Robichaud de mai à novembre 2004. Toutefois, dans le cas de M. Robichaud, la situation se complique du fait qu’il a gardé sa résidence là où il a été affecté de façon temporaire.

36 L’employeur a autorisé le déplacement au préalable comme le veut la Directive à l’article 1.1.2.

37 Pour ce qui est du logement, lors d’un déplacement de plus de 30 jours civils consécutifs au même endroit, on encourage l’utilisation entre autres de logement particulier non commercial, ce qu’a fait M. Robichaud.

38 La définition de logement particulier non commercial indique entre autres une habitation privée où le fonctionnaire ne loge pas de façon habituelle. M. Robichaud a toujours identifié son habitation à Shippagan comme étant sa résidence, donc l’endroit où il loge habituellement et ce depuis 1982 et encore au moment de son affectation en 2004. Ceci, jumelé à l’objet de la directive que ces dispositions ne doivent pas ouvrir la voie au gain personnel, m’amène à conclure qu’il n’a pas droit au remboursement pour avoir demeuré dans un logement non commercial. L’arbitre dans la décision Clarke c. Conseil du Trésor (ministère des Affaires indiennes et du Nord), dossier de la CRTFP 166-02-13543 (19830518) en est arrivé à la même conclusion que moi, qui se lit comme suit:

[…] De plus, d’après l’argument présenté à l’audition pour sa défense, il lui suffisait d’être absent de Fredericton pour être considéré comme étant en voyage. Une telle constatation lui permettrait de rester n’importe où dans la région de Moncton, notamment dans sa propre résidence, et de pourvoir réclamer en toute légitimité un remboursement de ses frais de logement non commercial. Je ne puis accepter un tel principe […]

39 Pour ce qui est des repas, M. Robichaud a été remboursé pour ses déjeuners selon la Directive, puisqu’il était en déplacement à ce moment. Pour ce qui est des petits déjeuners et des dîners, la clause 3.3.9 indique bien qu’aucune indemnité ne doit être versée pour un repas qui lui est fourni gratuitement :

[…]

Une indemnité de repas ne doit pas être versée au fonctionnaire pour un repas qui lui est fourni. Dans les situations exceptionnelles où les voyageurs sont obligés de débourser des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisent pas, les frais réels engagés peuvent être remboursés si des reçus sont présentés et si le montant ne dépasse pas l'indemnité de repas applicable.

[…]

40 Finalement, pour ce qui est des faux frais, si on regarde la définition suivante, il est clair qu’en logeant à sa résidence, M. Robichaud n’a pas encouru la plupart de ces type de frais et je n’ai aucune preuve devant moi à cet égard. Donc, en accord avec le principe de laDirective qu’il ne doit pas y avoir de gain personnel, il n’a pas droit à un remboursement :

[…]

Canada et États continentaux des États-Unis (Canada and Continental USA) – indemnité servant à couvrir les frais qui peuvent être attribués à un déplacement et à l’égard desquels la présente directive ne prévoit aucun type de remboursement ou d’indemnité et pouvant compenser pour les dépenses engagées en raison du déplacement. Il s’agit, mais non de façon limitative, des dépenses engagées telles les pourboires, le blanchissage, le nettoyage à sec, l’eau en bouteille, les appels téléphoniques, la tonte de pelouse, le déneigement, les rondes de sécurité au domicile, l’arrosage des plantes, les services postaux, le soin aux animaux de compagnie, les branchements et les services de télécommunications, et l’envoi de certains effets personnels.

[…]

41 Pour ces motifs, je rends l’ordonnance qui suit :

Ordonnance

42 Le grief est rejeté.

Le 10 novembre 2009.

Michel Paquette,
arbitre de grief