Décisions de la CRTESPF

Dossiers : 166-2-28278 à 28288

Loi sur les relations de travail Devant la Commission des relations dans la fonction publique de travail dans la fonction publique ENTRE CHERYL FEDUN ET AUTRES fonctionnaires s’estimant lésés et LE CONSEIL DU TRÉSOR (Revenu Canada — Impôt)

employeur Devant : P. Chodos, vice-président Pour les fonctionnaires s'estimant lésés : D. Landry, Alliance de la Fonction publique du Canada Pour l'employeur : A. Garneau, c.r., avocat Affaire entendue à Calgary (Alberta), les 5 et 6 mai 1998.

DÉCISION Chacun des fonctionnaires s'estimant lésés — Cheryl Fedun (166-2-28278), Arlene Goodall (166-2-28279), Susanna Heinonen (166-2-28280), Myrna Lee Mackenzie (166-2-28281), Barbara O. Obee (166-2-28282), Alice Lynn Prasad (166-2-28283), Marthe Tetrault (166-2-28284), Melveena Ruth Usselman (166-2-28285), Eliana Vieglais (166-2-28286), Donna M. Weitz (166-2-28287), Donald C. Woodroffe (166-2-28288) — a déposé un grief alléguant que l'employeur ne lui avait pas fourni un exposé complet et à jour de ses fonctions, en contravention de l'article M-32 de la convention cadre conclue entre l'Alliance de la Fonction publique du Canada et le Conseil du Trésor. Plus précisément, les fonctionnaires soutiennent que leur description de travail actuelle ne reflète pas deux ensembles de fonctions qu'ils remplissent depuis janvier 1996; on peut en général décrire ces fonctions comme consistant à répondre aux demandes de renseignements sur la TPS et traiter les fusions de numéros d'entreprises (NE). La description de travail en question (pièce G-1) a trait aux postes d'agent de l'observation par les fiducies (AOF) que l'on trouve dans les bureaux de l'Impôt d'un bout à l'autre du pays.

M me Lynn Prasad a témoigné au nom des fonctionnaires s'estimant lésés. Elle occupe un poste d'agent de l'observation par les fiducies (PM-01) depuis septembre 1985. À ce titre, elle s'occupe de questions ayant trait aux listes de paye, c'est-à-dire aux problèmes liés aux retenues à la source pour un certain nombre de comptes déterminés à partir d'un classement alphabétique. Toutefois, depuis le 15 janvier 1996, elle est également chargée de répondre aux demandes de renseignements concernant la TPS qui sont formulées par téléphone, par courrier ou en personne. M m e Prasad a témoigné qu'elle recevait environ 20 à 100 appels par jour; chaque demande nécessite au minimum cinq minutes et peut prendre jusqu'à plusieurs semaines. Entre 40 et 50 % de son temps est consacré à répondre aux demandes de renseignements sur la TPS, estime-t-elle.

Une simple demande de renseignement peut comporter la réception d'un avis indiquant que l'acquéreur n'a pas produit de déclaration aux fins de la TPS. M me Prasad obtient le numéro de compte de la personne qui téléphone, consulte les données de base sur l'ordinateur et vérifie si la personne en question est quelqu'un à qui il lui est permis de divulguer des renseignements confidentiels. Elle passe ensuite à un écran différent sur l'ordinateur afin de vérifier si la déclaration a été reçue. Si tel

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Décision Page 2 est le cas, la question est réglée. Elle fait tout simplement une entrée marginale indiquant la raison pour laquelle elle a consulté le compte. Un exemple d'une question plus complexe serait lorsqu'un client demande à rajuster une déclaration. En pareil cas, l'AOF reçoit une demande par écrit, accompagnée d'une brève explication, pour qu'on apporte les changements voulus. Sur réception de cette documentation, l'AOF remplit une formule de rajustement et la transmet à un spécialiste pour qu'il la vérifie. Ce dernier apporte des changements à la formule s'il y a des erreurs; sinon, il appose ses initiales et renvoie la formule à l'agent de l'observation par les fiducies, qui soit la transmet au Centre d'impôt de Summerside soit l'envoie au Groupe de la vérification de la TPS à Selkirk House, selon le montant visé par le changement proposé; si le montant est supérieur à 1 000 $, la demande est transmise au Groupe de la vérification de la TPS. Si ce dernier a des questions additionnelles, l'agent de l'observation par les fiducies communique avec le client afin d'obtenir d'autres renseignements. Si le Groupe de la vérification approuve le changement, la demande est renvoyée à l'AOF, qui l'achemine à Summerside. L'ensemble du processus peut prendre plusieurs semaines, bien qu'il soit difficile de dire combien de temps, au total, une telle demande de renseignements nécessite.

M m e Prasad maintient que la description de travail de l'AOF — qui, sous la rubrique KEY ACTIVITIES (Principales fonctions), prévoit notamment que le titulaire doit [traduction] « faire appliquer les dispositions des lois, règlements et ententes divers ayant trait aux comptes de fiducie » — n'englobe pas vraiment le travail qu'elle effectue au sujet des demandes de renseignements sur la TPS. À son avis, les AOF ne se trouvent à appliquer rien du tout lorsqu'ils répondent à ces demandes de renseignements, pas plus qu'il ne font de contact initial avec le client.

En ce qui a trait aux fusions de numéros d'entreprises, M m e Prasad a fait remarquer que, bien qu'elle remplît des tâches à cet égard avant janvier 1996, la quantité de travail que cela comportait a changé de façon très importante à ce moment-là. Avant 1996, lorsqu'un client demandait un certificat de fusion, elle consignait les renseignements nécessaires dans le compte, qu'elle transmettait à ses superviseurs; ces derniers recevaient le certificat de fusion, changeaient le nom du compte et avisaient le client par lettre; ce genre de situation se présentait environ deux ou trois fois par mois. Après 1996, le volume de ces cas a augmenté de façon

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Décision Page 3 très importante, passant à six ou sept par mois; le travail est devenu plus complexe et les AOF devaient en assumer la pleine responsabilité. Une fusion d'entreprises était ajoutée à leurs cas à traiter par le Centre d'impôt de Winnipeg, par l'intermédiaire de son ordinateur et selon un classement alphabétique, où elle leur était renvoyée par le service d'aide à la clientèle, ou encore à la suite d'un contact direct avec un client par téléphone. Un cas courant était lorsque deux sociétés fusionnaient en une troisième société; l'AOF entre en rapport avec le client afin de déterminer s'il y a un compte remplaçant, c'est-à-dire si la société conservait la plupart des employés et voulait donc garder l'historique des paiements sur le nouveau numéro d'entreprise. Par contre, le compte pouvait devenir redondant si la société licenciait la plupart de ses employés. Au moment d'établir le compte de la société remplaçante, l'AOF doit déplacer tout l'historique des paiements dans le nouveau compte et en informer le client. Un cas courant nécessite de 20 minutes à deux heures pour réviser les comptes, contacter le client, vérifier l'information et l'historique des paiements, et afin d'ajouter toutes les inscriptions nécessaires sur tous les comptes et d'informer le client du nouveau compte. Un exemple d'un cas plus complexe serait la fusion de cinq sociétés différentes; peu de temps après, la nouvelle société serait vendue et fusionnerait avec une autre société, laquelle fusionnerait par la suite avec une autre société. Au départ, il faudrait communiquer avec cinq personnes différentes provenant de chaque société; l'AOF aurait à coordonner un plan d'action qui convienne aux cinq personnes en question, tout en s'assurant qu'il est conforme à la réglementation gouvernementale. L'AOF aiderait les personnes à rédiger des lettres précisant les montants qui doivent être transférés. Il ouvrirait un compte, y transférerait les fonds des cinq comptes différents, obtiendrait les T-4 pour les anciens comptes, obtiendrait la nom de la nouvelle société ainsi que l'information d'enregistrement pertinente afin d'avoir la date exacte de la constitution de la nouvelle société. L'AOF délivrerait ensuite un nouveau certificat de fusion et s'assurerait que tous les comptes sont en équilibre, afin de pouvoir les fermer. Cela peut prendre jusqu'à quatre mois pour régler ce genre de cas.

M m e Prasad signale qu'il lui faudrait accomplir ce travail entièrement seule; il n'y a personne à consulter, si ce n'est un collègue de travail. Entre janvier 1996 et janvier 1997, M me Prasad estime qu'elle a consacré 20 % de son temps aux fusions d'entreprises. Commission des relations de travail dans la fonction publique

Décision Page 4 En contre-interrogatoire, M me Prasad a fait remarquer qu'après 1996 les sociétés n'ont plus eu qu'un seul numéro pour la TPS, les feuilles de paye, la douane, etc. À ce moment-là, la TPS a été ajoutée au groupe de la paye, ce qui fait que les AOF sont devenus responsables des lignes de demandes d'information sur la TPS. Cela a découlé de la fusion de Douanes et Accises avec l'Impôt.

L'avocat de l'employeur a signalé à l'intention de M me Prasad le paragraphe de la pièce G-1 intitulée « CLIENT SERVICES RESULTS » (Résultats axés sur la clientèle), notamment le passage ayant trait à l'administration des comptes de fiducie; elle a reconnu que les comptes de fiducie incluaient entre autres la TPS, et que l'administration de ces comptes comporte les fusions de numéros d'entreprises. Elle a convenu que dans une certaine mesure les AOF sont tenus de relancer un appel concernant la TPS afin de régler une demande de renseignements. Pour ce qui est de l'examen des comptes clients dont il est fait état dans la rubrique KEY ACTIVITIES (Principales fonctions), les AOF ne déterminent pas nécessairement le degré des déficiences, à moins que le client ne communique avec eux. Elle a par ailleurs reconnu que lorsqu'ils répondent aux demandes de renseignements concernant la TPS et les fusions de numéros d'entreprises les AOF se trouvent à rajuster ou à corriger des déclarations afin de régulariser des comptes; de plus, ils déterminent les écarts et les situations de non-conformité, tel qu'il est mentionné sous la rubrique Thinking Challenges (Effort de réflexion). M me Prasad a fait remarquer qu'elle n'était pas une agente d'exécution de la TPS, responsabilité qui incombe à la Section des recouvrements, pas plus que les AOF ne déterminent le montant des déficiences à l'égard de l'examen des comptes clients. De plus, il ne leur revient pas de rajuster les déclarations, ce qu'accomplit le personnel à Summerside. En ce qui concerne les fusions de numéros d'entreprises, elle estime que moins de la moitié de 1 % de son travail est consacré à la correspondance, tel qu'il est décrit à la rubrique Effort de réflexion.

M m e Melveena Usselman est l'une des fonctionnaires s'estimant lésés; elle travaille au Ministère depuis 23 ans et remplit les fonctions d'un agent de l'observation par les fiducies depuis janvier 1990. Elle estime que depuis janvier 1996, la moitié de sa journée de travail est consacrée aux demandes de renseignements sur la TPS. Un exemple plus complexe d'une demande de

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Décision Page 5 renseignements du genre comporterait le transfert de paiements et de déclarations d'un compte d'entreprise à propriétaire unique à une société à responsabilité limitée; l'AOF aurait à clarifier la date de constitution en société, ce qui peut nécessiter qu'il obtienne du client une copie de l'enregistrement de la société. L'AOF aurait également à se reporter au compte T-2 de la société afin de s'assurer que les deux comptes ont la bonne fin d'exercice; l'AOF entrerait ensuite un code d'arrêt afin de s'assurer qu'aucun remboursement ne serait émis sur l'ancien compte de l'entreprise unique. Il serait également nécessaire que l'AOF entre la date à laquelle l'exploitation de l'entreprise individuelle a cessé, et qu'il s'assure que le client est au courant des exigences relatives à la déclaration et au versement de la TPS. Il faudrait ensuite que le client envoie une formule TPS-11 demandant la fermeture du compte et une formule TPS-44 informant le Ministère des actifs de l'entreprise individuelle. Son rôle consisterait à aviser les clients qu'ils doivent remplir et envoyer ces formules. Elle s'assurait que le compte de la société est en règle en retournant dans le système de la TPS afin de confirmer que les transferts corrects ont été faits. Ce travail, a-t-elle précisé, s'échelonnerait sur deux à trois jours et nécessiterait 45 minutes par jour.

Le travail nécessité par les fusions de numéros d'entreprises, de signaler M me Usselman, est cyclique; entre janvier et avril, elle doit traiter entre 10 et 15 cas; entre juillet et septembre, elle peut être appelée à traiter entre un et 10 cas par semaine, et le nombre de cas est très minime après septembre. Une simple fusion d'entreprise prend une heure au total, lorsqu'on peut trouver facilement l'information et qu'il ne s'agit que d'effectuer un transfert et de fermer un dossier. Lorsque, par exemple, il y a quatre entités juridiques distinctes, chacune effectuant des retenues à la source, chaque société peut avoir un numéro d'entreprise distinct, et certaines d'entre elles peuvent bénéficier d'un taux réduit pour les primes d'assurance-emploi. Il se peut que le vérificateur interne de la société demande quatre numéros d'entreprise nouveaux du fait que la société a fusionné avec une autre société; il peut demander que tous les fonds soient transférés de l'ancien compte au nouveau numéro d'entreprise. Il se peut que des sociétés envoient à Winnipeg huit ensembles de T-4; après que Winnipeg a traité tous les T-4 et qu'elle a inscrit les changements aux huit comptes, l'AOF doit supprimer les T-4 des anciens comptes et les entrer dans les nouveaux comptes. Elle doit en outre s'assurer qu'il n'y a pas d'inscription « RGAP » (Revue des gains assurables et ouvrant droit à pension), afin de s'assurer qu'il n'y a Commission des relations de travail dans la fonction publique

Décision Page 6 pas d'erreurs dans les retenues. Elle fermerait ensuite les anciens comptes et veillerait à ce qu'on utilise les codes de versement appropriés pour les nouveaux comptes. L'AOF surveillerait les nouveaux comptes pendant plusieurs mois afin de s'assurer que les paiements sont en règle. En cas de problème, l'AOF communique avec le contrôleur de la société et lui demande des copies de tous les paiements envoyés aux quatre comptes; il vérifie ensuite si le bon montant a été appliqué au bon compte. S'il semble y avoir un problème, l'AOF renvoie tous les comptes au vérificateur des feuilles de paye. Pour ce genre de problème, il lui a fallu consacrer 10 minutes par semaine pour chacun des huit comptes, au cours des trois derniers mois et demi.

La fonctionnaire a signalé qu'avant janvier 1996 elle travaillait strictement aux retenues à la source; à partir de janvier 1996, elle a consacré environ la moitié de son temps aux demandes de renseignements sur la TPS et de huit à 10 heures par mois aux fusions.

En contre-interrogatoire, M me Usselman a reconnu que l'administration des comptes de fiducie incluait la TPS et les feuilles de paye, et que son travail concernant les fusions d'entreprises comportait les retenues à la source.

M me Susanna Heinonen est agente de l'observation par les fiducies depuis 1990. Le nombre des demandes de renseignements sur la TPS, précise-t-elle, varie sur une base cyclique; les déclarations de la TPS sont dues le 31 mars, et par conséquent le nombre de demandes de renseignements augmente durant les mois d'été en réponse aux avis concernant les comptes en souffrance. En moyenne, elle reçoit entre 15 et 100 appels par jour. Elle estime qu'entre 30 et 40 % de sa semaine est consacré aux demandes de renseignements sur la TPS. Souvent, les clients téléphonent pour expliquer les soldes impayés de leurs comptes; cela nécessite le rappel de différentes périodes de déclaration sur des écrans différents; les écarts peuvent varier considérablement, signale-t-elle; par exemple, il peut y avoir une erreur de déclaration, ou une déclaration pour une mauvaise période, ou encore les recettes peuvent avoir été imputées au mauvais compte. En ce qui concerne les clients qui produisent leur déclaration mensuellement, il lui faudrait vérifier au moins 12 écrans, et cela pourrait prendre plusieurs semaines afin d'obtenir une réponse pour le client.

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Décision Page 7 M me Heinonen estime qu'elle consacre environ 10 à 20 % de son temps aux fusions de numéros d'entreprises. Il faut parfois jusqu'à un an afin de régler des situations de fusion particulièrement compliquées. Par exemple, dans le cas d'une fusion d'une société d'énergie, il y avait entre 20 et 30 comptes de paye de diverses divisions en cause. Elle a dû communiquer avec quelqu'un de chaque division afin de déterminer si celle-ci voulait conserver son numéro d'entreprise; il lui a fallu également entrer en rapport avec la nouvelle entité afin de s'assurer qu'elle était du même avis. Il lui incombait de veiller à ce que les paiements soient imputés au bon compte; il lui fallait ensuite transférer les comptes au nouveau numéro. Elle a fait remarquer qu'avant 1996, lorsqu'une société fusionnait, on considérait que l'entité continuait d'exister avec le même compte. À cette époque, les comptes étaient supervisés par ses supérieurs; aujourd'hui les AOF doivent s'assurer eux-mêmes que les fonds ont été transférés comme il faut, ainsi de suite. Les fusions de numéros d'entreprises sont beaucoup plus fréquentes maintenant et sont considérablement plus complexes.

M. Carey Baranowski a également témoigné pour les fonctionnaires s'estimant lésés. M. Baranowski travaille au Bureau des services fiscaux de Calgary depuis novembre 1989; il est chef délégué syndical depuis 1993. M. Baranowski a reconnu une lettre adressée aux agents de l'observation par les fiducies par M me Donna Weitz, la présidente de la section locale Impôt, lettre qu'il a reçue en décembre 1996 (pièce G-2). M me Weitz y fait remarquer que les agents de l'observation par les fiducies n'étaient pas censés être responsables des lignes de demandes de renseignements sur la TPS et des fusions de NE; elle fait en outre les observations qui suivent : [Traduction] Par conséquent, nous recommandons que si les membres se voient DEMANDER d'exécuter ces fonctions ils refusent initialement de le faire jusqu'à ce que ces fonctions figurent comme il se doit dans la description de travail de l'agent de l'observation par les fiducies (PM-1).

Selon M. Baranowski, lorsque ces fonctions ont été attribuées aux AOF en janvier 1996, elles devaient être de nature temporaire; cependant, à la fin de novembre 1996 on a avisé les AOF que ces tâches feraient partie de leurs fonctions permanentes; cela a incité l'agent négociateur à distribuer la pièce G-2. En réponse,

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Décision Page 8 M. Phillip McCutchan a envoyé une note de service datée du 6 décembre 1996 (pièce G-3), qui disait ce qui suit :

[Traduction] L'employeur est d'avis que la tâche de répondre aux lignes de demandes de renseignements sur la TPS et de traiter les fusions de NE fait partie des descriptions de travail dont tous les agents de l'observation ont copie [...]

Par conséquent, je donne instruction à tous les agents de l'observation par les fiducies de continuer, dans le cadre des fonctions faisant partie de leur description de travail, d'assurer à nos clients les services nécessaires pour répondre à leurs demandes de renseignements sur la TPS [...] et de prendre toutes les mesures indiquées afin de régler les situations relatives à la fusion des NE.

Il y a eu, à la mi-décembre, une réunion de consultation entre M M. McCutchan en vue de régler cette question. Selon M. Baranowski, M. McCutchan a offert de rédiger un addendum à la description de travail des AOF dans le but d'énoncer clairement leurs fonctions à l'égard des demandes de renseignements sur la TPS et les fusions de NE. M. Baranowski s'est reporté à une courriel daté du 15 décembre 1996 de M. McCutchan à M Ressources humaines (pièce G-4), qui établit le libellé de l'addendum proposé :

[Traduction] Addendum : Pour que ce soit plus clair, il est précisé que le fait de répondre aux demandes de renseignements des clients à l'égard des questions touchant la TPS est une fonction décrite dans la description de travail PM 0335, agent de l'observation par les fiducies, dont la date d'effet est le 1 er juin 1994. Des lignes de téléphone locales et 1-800 ainsi que des procédures relatives à la correspondance ont été établies au sein de la Direction du recouvrement des recettes afin d'aider les clients à régler les questions relatives à leur compte de TPS ou de répondre à leurs questions au sujet de l'application de la Loi sur la taxe d'accise. Les agents de l'observation par les fiducies doivent s'efforcer de fournir aux clients tous les renseignements dont ils ont besoin pour les aider à honorer leurs obligations ou à bénéficier de ce à quoi ils ont droit; au besoin, ils font les renvois nécessaires à d'autres secteurs du Ministère afin de répondre aux préoccupations des clients.

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me Weitz et m e Michele Luit, la directrice adjointe des

Décision Page 9 Le 29 janvier 1997, M. McCutchan a envoyé aux agents de l'observation par les fiducies une note de service dans laquelle il fait les observations qui suivent : [Traduction] [...] Tel que je l'ai signalé dans ma note de service du 5 décembre 1996, la tâche de répondre aux lignes de demandes de renseignements sur la TPS et la charge de travail relative à la fusion des NE font partie des fonctions courantes énoncées dans la description de travail. Il ne sera donc pas ajouté d'addendum à la description de travail.

(Pièce G-5) M. Baranowski a fait remarquer que les employés ont continué de croire que ces fonctions devraient être explicitement ajoutées à leur description de travail. L'agent négociateur leur a conseillé de déposer le présent grief.

M. McCutchan a témoigné au nom de l'employeur. Il est directeur adjoint du Recouvrement des recettes au Bureau des services fiscaux de Calgary depuis le 30 septembre 1996. M. McCutchan a fait remarquer que la description de travail actuelle a été adaptée en mai ou juin 1996, avec effet rétroactif au 1 er juin 1994. À ce moment-là, le titre d'agent de l'observation par les fiducies était nouveau; ces fonctionnaires étaient antérieurement connus, du côté Impôts, comme des agents de contrôle et de revue; le Bureau de la TPS avait un fonctionnaire ayant des responsabilités semblables à l'Accise. Le poste d'AOF a vu le jour à la suite du regroupement des deux ministères. L'AOF s'occupe de la tenue des comptes concernant tant le système de la TPS que le système des retenues à la source. M. McCutchan a expliqué qu'on désigne ces comptes comme des « comptes de fiducie » parce que, aux termes de la Loi de l'impôt et de la Loi sur la taxe d'accise, les retenues à la source doivent être déposées en fiducie pour le compte de la Couronne.

M. McCutchan a affirmé avoir reçu une copie de la pièce G-2 en décembre 1996. En novembre 1996, l'agent négociateur l'a informé des préoccupations des AOF au sujet des demandes de renseignements sur la TPS. L'agent négociateur a qualifié la question comme étant relative à la charge de travail, plutôt que comme une question de classification. M. McCutchan a précisé qu'à ce qu'il sache ces responsabilités ne