Décisions de la CRTESPF

[1]    Monsieur Sanschagrin est à l'emploi du Service correctionnel depuis 1977 et travaille à l'établissement Montée St-François, depuis 1992, dans un poste classifié AC-2.

[2]    Le 26 avril 2001, il demande un congé de deux jours à même son crédit de congés de vacances. Suite au refus de l'employeur, le fonctionnaire s'estimant lésé dépose un grief, alléguant que l'employeur n'a pas respecté la clause 29.07 de la convention collective.

[3]    Le grief est référé à l'arbitrage le 25 mars 2003 et l'audience a lieu les 8 et 9 septembre 2004.

Les faits

[4]    M. Sanschagrin indique qu'à l'époque des événements, il travaillait sur l'horaire de soir, soit de 15h50 à 23h59. L'établissement Montée St-François est classifié comme étant de sécurité minimale et abrite environ 260 détenus. Il n'y a pas de clôture de sécurité. Certains détenus peuvent s'absenter de l'établissement pour du travail en industrie, des programmes spéciaux, des raisons médicales ou des cours; parallèlement, des bénévoles entrent à l'intérieur de l'établissement pour des activités socio-culturelles et sportives. En fin de semaine, certains détenus peuvent bénéficier de sorties à l'extérieur.

[5]    À l'époque des événements, M. Sanschagrin est assigné à un poste de relève sur l'horaire de soirée.

[6]    Le 26 avril 2001, M. Sanschagrin demande un congé annuel pour les 29 et 30 avril 2001 (pièce F-2). Son surveillant lui dit de se placer en attente pour une demande de « dernière minute » selon la procédure de 29.08 (préavis plus court que celui de la sous-clause 29.07 b) qui est de deux jours pour chaque jour de congé).

[7]    M. Sanschagrin refuse cette suggestion et exige d'obtenir une réponse dès le 26 avril 2001 avant la fin de son quart de travail. C'est finalement la gérante d'unité par intérim qui lui confirme que l'octroi de congé est refusé compte tenu du fait qu'il y a déjà trois employés absents pour congés annuels, les 29 et 30 avril 2001, ces absences ayant déjà été autorisées (pièce F-2).

[8]    M. Sanschagrin dépose un relevé des appels nominaux correspondant aux affectations réelles des employés pour les journées du 13 au 16 avril 2001 et aussi celles des 29 et 30 avril 2001 (pièces F-3 à F-9).

[9]    À l'aide de ces documents, M. Sanschagrin explique que généralement, l'horaire prévoit cinq postes de matin (quart de nuit) et huit postes de jour (quart de jour et de soirée). Il arrive que, lors d'un congé (lundi de Pâques par exemple), on prévoit sept postes de jour.

[10]    Il faut noter qu'à cela s'ajoutent des postes de relève (employés non affectés qui peuvent remplacer, combler les absences ou effectuer des tâches spécifiques). Il peut aussi arriver que les employés affectés au poste d'escorte n'aient pas de tâches spécifiques et puissent alors agir comme remplaçants.

[11]    En terminant, M. Sanschagrin convient que, généralement, l'administration se limite à accorder un maximum de trois congés annuels par jour de travail. Il arrive, cependant, que des congés annuels additionnels puissent être accordés.

[12]    Les 29 et 30 avril 2001, M. Sanschagrin a effectivement avisé qu'il prenait un congé pour obligation familiale.

[13]    Postérieurement aux 29 et 30 avril 2001, M. Sanschagrin constate à l'examen des pièces F-3 et F-4 (appel nominal), qu'effectivement, il aurait pu obtenir un congé annuel le matin même du 29 avril 2001, au lieu d'un congé pour obligation familiale.

[14]    Madeleine Mainville est coordinatrice en gestion de cas, à l'établissement Montée St-François, depuis 1996. Cependant, il lui arrive fréquemment de remplacer le gérant d'unité.

[15]    Effectivement, en avril 2001, elle remplaçait le gérant d'unité. Le 26 avril 2001, la demande de congé de M. Sanschagrin est parvenue à son bureau. Habituellement, c'est le surveillant qui vérifie les horaires de travail et autorise ou non les congés. Cependant, cette fois-ci, elle a dû faire elle-même les vérifications. À l'examen des horaires, elle constate qu'il y a déjà trois congés annuels autorisés et qu'il n'y a pas de disponibilité.

[16]    Rémi Leduc, témoin pour l'employeur, est surveillant correctionnel depuis 1997 (par intérim) et en poste depuis 2000. Il a comme responsabilité de superviser l'horaire de travail. Un horaire théorique est préparé pour 14 jours de travail (pièce E-4). Le nom des employés y apparaît en référence à des quarts de travail et à des postes spécifiques (secteur 1 et secteur 2, carrefour, habitation, escorte ou relève).

[17]    Cependant, en pratique, la journée même, des changements se produisent. Cet horaire est donc corrigé en fonction de l'appel nominal. Chaque employé signe à son poste. L'employé ayant obtenu un congé est indiqué sur la feuille d'appel; pour d'autres absences, comme un congé de maladie ou un congé pour obligation familiale, on l'indique près du nom de l'employé, et alors, un autre employé disponible (relève ou escorte) est affecté en remplacement aux absences.

[18]    M. Leduc explique que le délégué syndical et les employés ont été consultés dans l'établissement des ratios de vacances (pièces E-1 et E-3). Un guide préparé par l'administration régionale (pièce E-2) permet d'établir les besoins effectifs et le ratio possible de vacances. En 2001, le ratio permet à un maximum de trois employés par jour d'être en congé annuel.

[19]    À l'aide des pièces F-3 et F-4 (appel nominal), M. Leduc explique les changements qui se sont produits lors de ces journées. Le 29 avril 2001, il y avait trois absences prévues pour des congés annuels (pièce F-3). Un congé de maladie et trois congés pour obligation familiale on été ajoutés.

[20]    M. Leduc fait remarquer qu'à ce qui précède, il fut possible d'accorder à la dernière minute un autre congé annuel, indiqué comme congé annuel excédentaire.

[21]    À l'aide de l'appel nominal du 30 avril 2001 (pièce F-5), M. Leduc souligne qu'il y avait officiellement deux congés annuels prévus à l'horaire du 30 avril 2001 et que le 16 avril 2001, l'employé Vachon a demandé les congés annuels suivants : le 27 et le 30 avril 2001 (pièce E-5), et il a obtenu le congé pour le 30 avril 2001 puisqu'il devenait le troisième employé en congé annuel, ce qui correspond au ratio.

[22]    M. Leduc explique que, généralement, il est difficile d'octroyer des congés annuels excédentaires lorsqu'il y a déjà trois employés en congé pour une journée. Dans ce cas-ci, on a développé une pratique de placer la demande de l'employé en attente. Comme les employés doivent généralement prévenir deux heures à l'avance de leur absence, de leur congé de maladie ou autres, il est possible, si on constate qu'il y a peu d'absences, d'octroyer à la dernière minute (dans les dernières heures) un congé annuel additionnel.

[23]    Selon M. Leduc, les besoins de postes sont généralement de 5-8-8 pour les trois quarts. Cependant, les jours fériés et les fins de semaine, on prévoit 5-6-7 postes pour les trois quarts de travail.

[24]    Les postes de relève et d'escorte disponibles permettent généralement de pallier aux absences. Lorsqu'il survient des imprévus, on doit rappeler des employés au travail.

[25]    Les documents déposés (pièces E-6, E-7 et E-8) se réfèrent au grief de l'employé et aux réponses fournies par l'employeur. A posteriori, l'employeur a constaté que les 29 et 30 avril 2001, compte tenu du nombre effectif d'absences pour congé de maladie et pour obligation familiale, il aurait été possible d'octroyer un congé annuel à M. Sanschagrin à la place de son congé pour obligation familiale.

[26]    Le 29 juin 2001, l'employeur a donc offert deux jours de congés annuels à l'employé, en remplaçant ses deux jours de congé pour obligation familiale (pièce E-7). L'employeur maintient qu'il ne pouvait prévoir cette éventualité, le 26 avril 2001, mais qu'il aurait pu accorder un congé demandé dans un court préavis, selon la clause 29.08, en plaçant le nom de l'employé en priorité sur une liste d'attente.

[27]    L'employeur considère faire ainsi droit au grief (cet élément sera analysé dans le motif de la décision).

Arguments des parties

[28]    Le grief porte sur l'interprétation des clauses 29.07 et 29.08 de la convention collective du Conseil du Trésor et Union of Canadian Correctional Officers - Syndicat des agents correctionnels du Canada - CSN (groupe des services correctionnels - codes 601-651), date d'expiration le 31 mai 2002 :

29.07	L'employeur doit, sous réserve des nécessités du service, s'efforcer dans la mesure du possible :
a)	d'accorder un congé annuel d'au moins deux (2) semaines consécutives à l'employé-e, à condition que celui-ci en fasse la demande avant le 31 mai de l'année de congé;
b)	d'accorder à l'employé-e son congé annuel de quelque autre façon si celui-ci donne à l'Employeur un préavis d'au moins deux (2) jours pour chaque jour de congé annuel qu'il demande.
29.08	L'Employeur peut, pour des motifs valables, accorder un congé annuel sur préavis de durée moindre que celui prévu au paragraphe 29.07.

[29]    La représentante du fonctionnaire soutient que le préavis à donner est en fonction de chacune des journées demandées ; l'avis couvre donc la journée du 29 avril 2001 et plus encore la journée du 30 avril 2001, car il est donné trois jours en avance.

[30]    Dans ce contexte, la demande de M. Sanschagrin devait être examinée selon la clause 29.07. Puisque le préavis est respecté, l'employeur devait accorder ce congé dans le délai et ne pas se référer constamment à la clause 29.08 (court préavis) pour accorder le congé.

[31]    En se référant aux décisions Lefebvre c. Conseil du Trésor (Solliciteur général Canada), dossier de la CRTFP 166-2-16101 et 16490 (1987) (QL), Lauzon c. Conseil du Trésor (Transports Canada), dossier de la CRTFP 166-2-15728 (1986) (QL) et Grégoire c. Conseil du Trésor (ministère du Solliciteur général, Service correctionnel du Canada), dossier de la CRTFP 166-2-20961 (1991) (QL), la représentante du fonctionnaire soutient que les dispositions de la convention collective, notamment la clause 29.07, doivent trouver leur application et que l'employeur doit mettre en place les effectifs nécessaires et s'efforcer d'accorder des congés annuels sur demande spécifique, selon la clause 29.07.

[32]    L'employeur, de son côté, plaide que la demande du 26 avril 2001 est déposée tardivement pour constituer un préavis valable, selon la clause 29.07. Selon l'employeur, la clause 29.07 exige un préavis d'au moins deux jours pour chaque jour de congé annuel demandé. La demande de l'employé étant pour deux jours de congé, le préavis serait de quatre jours, selon l'employeur. En ce sens, l'employeur serait justifié de traiter cette demande selon la clause 29.08, qui s'applique aux demandes de congé formulées à la dernière minute (préavis très court).

[33]    L'employeur souligne que le ratio de vacances prévoyait une possibilité de trois employés par jour, ce qui n'est nullement contesté par le syndicat. Tout en maintenant ce ratio, l'employeur a pu octroyer des congés annuels excédentaires, en utilisant la clause 29.08.

[34]    Se référant à la décision Grégoire (supra), l'employeur souligne que l'établissement avait cédulé un nombre d'employés suffisant pour permettre l'octroi de congés ou pour pallier aux absences lors des quarts de travail des 29 et 30 avril 2001.

[35]    Finalement, en se référant à la pièce E-7, l'employeur prétend qu'il a fait droit à la demande du fonctionnaire, en lui offrant de considérer a posteriori, ses absences des 29 et 30 avril 2001 comme des congés annuels.

Motifs de la décision

[36]    L'employeur a souligné, lors de l'audience, que la demande de congé a été présentée de façon tardive afin d'être considérée comme une demande sous la sous-clause 29.07 b). En ce sens, l'arbitre doit vérifier si le fonctionnaire peut bénéficier de cette sous-clause (29.07 b)).

[37]    La demande est formulée le 26 avril 2001 pour des congés applicables les 29 et 30 avril 2001. Le seul sens à donner à la sous-clause 29.07 b) est que le préavis est plus long selon le nombre de jours demandés. « Deux jours par jour demandé » signifie un préavis de quatre jours pour un congé d'une durée de deux jours.

[38]    La clause 29.07 se lit comme suit :

29.07	L'Employeur doit, sous réserve des nécessités du service, s'efforcer dans la mesure du possible :
a)	d'accorder un congé annuel d'au moins deux (2) semaines consécutives à l'employé-e, à condition que celui-ci en fasse la demande avant le 31 mai de l'année de congé ;
b)	d'accorder à l'employé-e son congé annuel de quelque autre façon si celui-ci donne à l'Employeur un préavis d'au moins deux (2) jours pour chaque jour de congé annuel qu'il demande.

[39]    La clause 29.08 se lit comme suit:

29.08

L'Employeur peut, pour des motifs valables, accorder un congé annuel sur préavis de durée moindre que celui prévu au paragraphe 29.07.

[40]    On peut constater qu'il existe un encadrement à la prise de congé annuel. Il y a un long préavis (avant le 1 mai) dans le cas d'un congé annuel de deux semaines consécutives (sous-clause 29.07 a)), un préavis suffisant pour des congés accordés par la suite, soit deux jours par jour demandé (sous-clause 29.07 b)) et finalement, un congé peut être accordé sur un préavis plus court pour des motifs valables (clause 29.08).

[41]    Les clauses d'un contrat s'interprètent les unes par les autres et puisque le libellé des clauses précédentes est différent, on doit donner un sens spécifique à chacune.

[42]    Le texte de la sous-clause 29.07 b) est très explicite, il parle « d'accorder à l'employé son congé annuel de quelque autre façon ». La clause parle de son congé, il s'agit donc du congé annuel de deux semaines ou plus, qui est pris de façon différente. Il peut s'agir de deux semaines, d'une semaine, de trois jours ou d'une seule journée. Il m'apparaît logique que le préavis de demande s'ajuste à l'importance du congé demandé.

[43]    Un autre élément à considérer est le fait que l'employeur, dans sa réponse au grief, considère a posteriori, qu'il y fait droit en acceptant de substituer deux jours de congé annuel aux deux jours de congé pour obligation familiale demandés. La réponse de l'administration indique, a posteriori, que l'absence du fonctionnaire les 29 et 30 avril 2001 peut être considérée comme une prise de congé annuel. Cette décision ne peut, selon moi, constituer un règlement du grief, puisque l'essence même du grief est de faire établir que l'employeur aurait dû autoriser le congé avant les 29 et 30 avril 2001, selon les modalités énoncées à la sous-clause 29.07 b).

[44]    J'ai précédemment répondu à la question de l'application de la sous-clause 29.07 b). L'arbitre se doit d'appliquer les dispositions de la convention collective. Comme le fonctionnaire n'a pas respecté le préavis exigé, soit quatre jours dans ce cas précis. En conséquence, je ne peux conclure que le fonctionnaire a droit au bénéfice de la sous-clause 29.07 b).

[45]    En remplissant son formulaire de demande de congé (pièce F-2), le fonctionnaire ne se réfère à aucune clause de la convention collective. Il veut un congé pour les 29 et 30 avril 2001. L'employeur doit lui fournir une réponse.

[46]    Dans le cas qui nous occupe, M. Sanschagrin a forcé la main à l'employeur en le forçant à répondre à sa demande de congé la journée même du 26 avril 2001. Je ne crois pas que la clause 29.07 puisse être interprétée de façon à obliger l'employeur à donner sa réponse le jour de la demande. Si l'on exige un préavis d'au moins deux jours par jour demandé, l'employeur peut, si cela s'avère nécessaire, se servir de ce délai pour évaluer la situation.

[47]    Ainsi, s'il n'y a que deux autorisations de congé annuel pour une journée demandée, comme la preuve le démontre dans le cas de l'employé Vachon, l'employeur accorde le congé rapidement.

[48]    L'employeur peut, lors d'un jour férié et de fin de semaine, utiliser l'employé affecté au poste d'escorte comme remplaçant.

[49]    Les bénéfices d'absences ne sont pas tous de la même nature. L'absence pour congé de maladie ou le congé pour obligation familiale diffère du congé annuel.

[50]    La clause 29.12 de la convention collective prévoit une sorte d'encadrement de la prise de congé annuel :

29.12

L'Employeur accepte, qu'une fois par année de congé, avant de prévoir au calendrier les congés annuels, une consultation sera tenue à chaque établissement avec les représentants locaux de l'Agent négociateur afin de déterminer le nombre minimal des agents de correction de chaque niveau qui ont droit aux congés annuels en même temps selon les nécessités du service de l'établissement.

[51]    Dans le cas qui nous occupe, le ratio de congés est de trois par jour. L'employeur se doit donc d'accorder ce minimum. En ce sens, je conviens, comme le prévoit la décision Lefebvre (supra) , que l'employeur doit s'organiser en affectant le personnel nécessaire pour permettre l'octroi de ce ratio de congés annuels.

[52]    Il s'agit cependant, d'un minimum à prévoir de façon générale. On doit évaluer de façon spécifique, les congés annuels excédentaires qui peuvent être accordés.

[53]    En second lieu, l'employeur a offert au fonctionnaire de se placer en priorité pour obtenir ses congés selon la clause 29.08.

[54]    Compte tenu qu'il s'agit d'une clause d'exception utilisée pour des motifs valables lors d'une demande formulée dans un délai très court. Il m'apparaît valable que l'employeur fournisse sa réponse à la dernière minute lorsque le ratio établit est déjà atteint.

[55]    Ainsi, s'il n'y avait eu moins de trois congés prévus, il est probable que même en vertu de la clause 29.08 (délai plus court), l'employeur aurait pu, dès le 26 avril 2001, répondre positivement à la demande de M. Sanschagrin puisque ces règles d'effectifs sont en fonction de prévoir trois possibilités de congés annuels par jour.

[56]    J'ai reçu peu d'explications, de la part des parties sur la possibilité réelle d'accorder un congé annuel additionnel pour les 29 et 30 avril 2001. Cependant, je constate à l'examen des pièces déposées (appel nominal) que pour le 29 avril 2001, un employé affecté au poste d'escorte est en congé annuel mais il n'est pas remplacé. Probablement, il n'avait pas à être remplacé, ce qui laisse place à l'octroi d'un autre congé annuel pour un total de quatre, puisque ce congé ne pénalise pas l'administration, ce poste n'ayant pas été remplacé. C'est différent des postes de relève, qui sont justement prévus pour remplacer les absences pour congés annuels ou autres.

[57]    Potentiellement, la journée du 30 avril 2001, les postes d'escorte où il y avait des absences ont été comblées par un remplacement. Ainsi, l'employé Meloche, au poste d'escorte, est remplacé par l'employé Lefebvre.

[58]    Conséquemment, je constate qu'il y avait peut-être une possibilité d'accorder, avant le 29 avril 2001, un congé annuel additionnel pour la journée du 29 avril 2001 mais qu'il n'y avait pas de possibilité de prévoir de congé pour le 30 avril 2001.

[59]    Peut-être dans le présent cas, l'employeur a-t-il été trop prudent dans l'évaluation des besoins du service. Cependant, c'est l'employé qui a forcé la main de l'employeur en exigeant une réponse immédiate à sa demande de congé. Ce dernier n'a pas eu le temps nécessaire pour examiner la situation. Un examen plus approfondi de la situation aurait peut-être débouché sur une réponse affirmative pour le 29 avril 2001, mais cela est peu probable pour le 30 avril 2001.

[60]    Il est vrai qu'un congé annuel excédentaire fut accordé à la dernière minute, cependant, M. Sanschagrin a refusé que son nom soit placé sur la liste de priorité en vue d'obtenir une autorisation de congé de court délai (souvent le matin même, avant le quart de travail, si le taux d'absence est peu élevé). En conséquence, il ne peut que s'en prendre à lui-même s'il n'a pu bénéficier de ce congé. Il a, de plus, forcé la main de l'employeur, le 26 avril 2001, en exigeant une réponse immédiate pour ses congés des 29 et 30 avril 2001, de sorte qu'il n'a pu y avoir de discussions sur les possibilités pour le 29 avril 2001 et des difficultés pour la journée du 30 avril 2001.

[61]    Telle que mentionné précédemment, le fonctionnaire n'a pas droit au bénéfice de la sous-clause 26.07 b) et compte tenu des circonstances, l'employeur a fourni une réponse adéquate à la demande de congé.

[62]    Par conséquent, le grief est rejeté.

Jean-Pierre Tessier
commissaire

OTTAWA, le 7 janvier 2005